Flows
Die Flows in GroupAlarm sind ein mächtiges Instrument, um individuelle Funktionen und Abläufe abbilden und automatisieren zu können. Vom automatisierten Versenden von Berichten oder Messenger Nachrichten bis hin zur Anbindung von Schnittstellen ist vieles möglich. Die einzelnen Elemente des Flows geben Ihnen die nötige Flexibilität. Wenn Sie eine Idee für eine Funktion in GroupAlarm haben, ist es gut möglich, dass sich diese mit den Flows abbilden lässt.
Einleitung Flows
Flow erstellen / bearbeiten
Flow Beispiele
Flow Insights / Fehlerdiagnose
Flow vererben
Flow Export / Import
Um einen Flow erstellen oder bearbeiten zu können, werden die entsprechenden administrativen Berechtigungen für den Service Flows benötigt. Als Organisationsbesitzer oder Organisationsadministrator liegen diese Berechtigungen automatisch vor.
Unter dem Punkt Admin ⇾ Flows erhalten Sie eine Übersicht über alle bestehenden Flows.
1️⃣ Über die Regler auf der linken Seite lässt sich der Flow ein- oder ausschalten. Deaktivierte Flows werden nicht ausgeführt. Bei vererbten Flows wird der Status in der Oberorganisation definiert.
2️⃣ Die Spalte, welche mit dem Blitz gekennzeichnet ist, gibt Aufschluss über das im Flow festgelegte Trigger-Element. Informationen zu den einzelnen Elementen erhalten Sie hier.
3️⃣ In der Spalte Vererbung ist ersichtlich, ob und aus welcher Oberorganisation ein Flow geerbt wurde. Mehr zum Thema Vererbung von Flows erfahren Sie hier.
4️⃣ Die Spalte Valide gibt an, ob ein Flow funktionstüchtig ist. Nicht valide Flows sind mit einem roten Ausrufezeichen gekennzeichnet und werden nicht ausgeführt, auch wenn diese aktiv sind.
5️⃣ Über die drei Punkte auf der rechten Seite erhalten Sie weitere Optionen zu dem jeweiligen Flow.
Bearbeiten: Öffnet die Bearbeitungsansicht
Exportieren: Exportiert einen Flow, um diesen in eine andere Organisation einfügen zu können.
Insights: Detaillierte Informationen zu den einzelnen Ausführungen des Flows
Löschen: Entfernt den Flow
Um einen Flow zu erstellen, klicken Sie bitte zunächst in der Übersicht der Flows auf Flow anlegen. Möchten Sie hingegen einen bestehenden Flow bearbeiten, klicken Sie bitte rechts auf die drei Punkte an dem entsprechenden Flow und wählen Sie Bearbeiten.
Die Maske zur Bearbeitung eines Flows gestaltet sich wie folgt.
1️⃣ Auf der linken Seite können Sie einen Namen für den Flow vergeben sowie eine zusätzliche Beschreibung. Beides wird in der Übersicht der Flows angezeigt.
2️⃣ Über den Regler Vererben lässt sich ein Flow in alle angeschlossenen Unterorganisationen vererben.
Weitere Informationen zum Vererben von Flows erhalten Sie hier.
3️⃣ Die Struktur eines Flows wird über den sogenannten Flow-Builder festgelegt. Unten rechts finden Sie den gesamten Pool aller verfügbaren Elemente. Die einzelnen Elemente können mit der Maus per Drag-and-drop an die gewünschten Positionen im Flow gezogen werden.
4️⃣ Um ein Element wieder zu löschen, ziehen Sie es ebenfalls via Drag-and-drop nach oben links in die Ecke der Baumansicht. Dort erscheint dann ein Papierkorb, über welchen sich das Element löschen lässt.
5️⃣ Nachdem Sie ein Element in die Baumstruktur eingefügt haben, muss dieses konfiguriert werden. Elemente, welche bisher nicht konfiguriert wurden, sind mit einem roten Ausrufezeichen gekennzeichnet.
Um die Konfiguration eines Elements zu beginnen, klicken Sie das Element mit der Maus an. Bitte beachten Sie, dass Änderungen an einem Element nur dann wirksam werden, wenn Sie die Bearbeitungsansicht über den Button Fertig verlassen. Andernfalls werden alle vorgenommenen Änderungen wieder verworfen.
Details zu den einzelnen Elementen eines Flows erfahren Sie hier.
Ereignis schließen
Messenger Nachricht senden
Bericht per E-Mail versenden
Die Insights geben Ihnen Auskunft über die einzelnen Durchläufe eines Flows. Somit eignen sich die Insights hervorragend zur Fehleranalyse bei ungewünschtem Verhalten eines Flows.
Die Insights erreichen Sie aus der Übersicht der Flows über die drei Punkte rechts an dem jeweiligen Flow (siehe Einleitung Flows). Oder alternativ aus der Bearbeiten-Ansicht eines Flows über den Button Flow Insights in der oberen rechten Ecke.
Rufen Sie die Insights eines Flows auf, gelangen Sie zunächst zu der Übersicht der einzelnen Durchläufe.
❗️Die Insights eines Flows bleiben maximal 14 Tage nach Beendigung des Flows gespeichert.
Die Übersicht setzt sich wie folgt zusammen:
1️⃣ Status: Ein grüner Haken signalisiert, dass ein Durchlauf erfolgreich war. Ein rotes Ausrufezeichen hingegen signalisiert eine fehlgeschlagene Ausführung. Befindet sich ein Flow aktuell noch in einer laufenden Ausführung, wird das durch einen blauen Ladekreis signalisiert. Dies verschafft Ihnen einen schnellen, ersten Überblick.
2️⃣ Organisation: Die Organisation, in welcher der Flow ausgeführt wurde.
3️⃣ Startzeitpunkt: Der exakte Zeitpunkt, wann das Trigger-Element des Flows aktiviert wurde.
4️⃣ Endzeitpunkt: Der exakte Zeitpunkt, wann das letzte Element des Flows durchlaufen wurde.
5️⃣ Über den Pfeil auf der rechten Seite, gelangen Sie zu den Details der einzelnen Ausführungen.
In den Details lässt sich, ähnlich zu der vorherigen Übersicht, zunächst ein grober Überblick verschaffen.
Die Details setzen sich dabei wie folgt zusammen:
1️⃣ Schritte: Kennzeichnet das jeweilige Element des Flows, welches durchlaufen wurde.
2️⃣ Status: Wie auch auf der vorherigen Übersicht, signalisiert ein grüner Haken einen fehlerfreien Durchlauf des Elements, während ein rotes Ausrufezeichen auf ein Problem bei der Durchführung hinweist.
Das Symbol einer Uhr wird Ihnen hier angezeigt, wenn sich ein Flow aktuell noch in der Durchführung befindet und kennzeichnet jene Elemente, für welche eine Ausführung aussteht.
3️⃣ Startzeitpunkt: Der exakte Zeitpunkt, wann das Element gestartet wurde.
4️⃣ Endzeitpunkt: Der exakte Zeitpunkt, wann das Element vollständig durchlaufen war.
5️⃣ Das Informationssymbol auf der rechten Seite, erlaubt es Ihnen, weitere Details zu dem Durchlauf des einzelnen Elements aufzurufen.
💡 In den Organisationseinstellungen können Sie eine E-Mail-Adresse hinterlegen, auf welche Sie dann eine Benachrichtigung erhalten, sollte die Ausführung eines Flows fehlschlagen. Die Organisationseinstellungen finden Sie unter Admin ⇾ Einstellungen.
Durch diese Funktion lässt sich ein Flow in alle angeschlossenen Unterorganisationen vererben. Die Struktur des Flows kann durch die erbenden Unterorganisationen nicht angepasst werden. Sie haben jedoch die Möglichkeit, im Rahmen der Konfiguration bestimmte Parameter für die Bearbeitung freizugeben.
In den Insights eines vererbten Flows lassen sich auch die Ausführungen der Unterorganisationen einsehen. So lässt sich auf einen Blick feststellen, ob die Flows in den Unterorganisationen wie gewünscht arbeiten.
Ressourcen wie Teilnehmer, Labels oder Einheiten sind je Organisation unterschiedlich und können somit nicht in der Oberorganisation definiert werden. Außerdem erhalten die Flows in den Unterorganisationen bei der Verwendung von E-Mail empfangen oder HTTP Trigger eigene E-Mail- / Web-Adressen, da diese einzigartig sein müssen.
Ist der Flow z. B. mangels Parameter in der Oberorganisation nicht valide, beeinträchtigt dies nicht die Ausführung in der Unterorganisation. Der Flow muss nur in der jeweiligen Organisation valide sein, in welcher er ausgeführt werden soll.
1️⃣ Über die Funktion Vererben lässt die Vererbung für einen Flow ein- und ausschalten.
2️⃣ Mithilfe des Dropdown-Menüs für Konfigurierbare Parameter können Parameter festgelegt werden, welche durch die Unterorganisation angepasst werden dürfen.
Wird ein Parameter durch die Unterorganisation nicht konfiguriert, greift der Wert, welcher in der Oberorganisation definiert wurde.
3️⃣ Über den Button Speichern lassen sich die Änderungen übernehmen.
Als Arbeitserleichterung im Zusammenspiel mit mehreren Organisationen besteht die Möglichkeit, einen Flow zu exportieren und anschließend wieder in einer anderen Organisation zu importieren.
❗️Beachten Sie bitte, dass bei einem Export auch persönliche Informationen exportiert werden. Stellen Sie also vor einem Export sicher, dass der Flow nur Informationen enthält, welche Sie auch tatsächlich teilen möchten.
1️⃣ Um einen Flow zu exportieren, klicken Sie bitte in der Übersicht der Flows auf die drei Punkte auf der rechten Seite des Flows. Der entsprechende Flow steht dann als Download zur Verfügung.
2️⃣ Um einen Flow wieder zu importieren, wählen Sie bitte in der Übersicht der Flows oberhalb den Menüpunkt Flow importieren aus. Sie erhalten dann die Möglichkeit, die entsprechende Datei des Flows auszuwählen.
Nach dem Import gelangen Sie automatisch in die Bearbeiten-Ansicht der importierten Flows.
⚠️ Beachten Sie bitte, den Flow zunächst über den Button Speichern auf der rechten Seite zu sichern. Andernfalls wird der Flow wieder verworfen.
Nach dem Speichern ist der Flow dann verfügbar und kann wie gewohnt verwendet werden.
Inhaltsverzeichnis
Einleitung Flows
Flow erstellen / bearbeiten
Flow Beispiele
Flow Insights / Fehlerdiagnose
Flow vererben
Flow Export / Import
Einleitung Flows
Um einen Flow erstellen oder bearbeiten zu können, werden die entsprechenden administrativen Berechtigungen für den Service Flows benötigt. Als Organisationsbesitzer oder Organisationsadministrator liegen diese Berechtigungen automatisch vor.
Unter dem Punkt Admin ⇾ Flows erhalten Sie eine Übersicht über alle bestehenden Flows.
1️⃣ Über die Regler auf der linken Seite lässt sich der Flow ein- oder ausschalten. Deaktivierte Flows werden nicht ausgeführt. Bei vererbten Flows wird der Status in der Oberorganisation definiert.
2️⃣ Die Spalte, welche mit dem Blitz gekennzeichnet ist, gibt Aufschluss über das im Flow festgelegte Trigger-Element. Informationen zu den einzelnen Elementen erhalten Sie hier.
3️⃣ In der Spalte Vererbung ist ersichtlich, ob und aus welcher Oberorganisation ein Flow geerbt wurde. Mehr zum Thema Vererbung von Flows erfahren Sie hier.
4️⃣ Die Spalte Valide gibt an, ob ein Flow funktionstüchtig ist. Nicht valide Flows sind mit einem roten Ausrufezeichen gekennzeichnet und werden nicht ausgeführt, auch wenn diese aktiv sind.
5️⃣ Über die drei Punkte auf der rechten Seite erhalten Sie weitere Optionen zu dem jeweiligen Flow.
Bearbeiten: Öffnet die Bearbeitungsansicht
Exportieren: Exportiert einen Flow, um diesen in eine andere Organisation einfügen zu können.
Insights: Detaillierte Informationen zu den einzelnen Ausführungen des Flows
Löschen: Entfernt den Flow
Flow erstellen / bearbeiten
Um einen Flow zu erstellen, klicken Sie bitte zunächst in der Übersicht der Flows auf Flow anlegen. Möchten Sie hingegen einen bestehenden Flow bearbeiten, klicken Sie bitte rechts auf die drei Punkte an dem entsprechenden Flow und wählen Sie Bearbeiten.
Die Maske zur Bearbeitung eines Flows gestaltet sich wie folgt.
1️⃣ Auf der linken Seite können Sie einen Namen für den Flow vergeben sowie eine zusätzliche Beschreibung. Beides wird in der Übersicht der Flows angezeigt.
2️⃣ Über den Regler Vererben lässt sich ein Flow in alle angeschlossenen Unterorganisationen vererben.
Weitere Informationen zum Vererben von Flows erhalten Sie hier.
3️⃣ Die Struktur eines Flows wird über den sogenannten Flow-Builder festgelegt. Unten rechts finden Sie den gesamten Pool aller verfügbaren Elemente. Die einzelnen Elemente können mit der Maus per Drag-and-drop an die gewünschten Positionen im Flow gezogen werden.
4️⃣ Um ein Element wieder zu löschen, ziehen Sie es ebenfalls via Drag-and-drop nach oben links in die Ecke der Baumansicht. Dort erscheint dann ein Papierkorb, über welchen sich das Element löschen lässt.
5️⃣ Nachdem Sie ein Element in die Baumstruktur eingefügt haben, muss dieses konfiguriert werden. Elemente, welche bisher nicht konfiguriert wurden, sind mit einem roten Ausrufezeichen gekennzeichnet.
Um die Konfiguration eines Elements zu beginnen, klicken Sie das Element mit der Maus an. Bitte beachten Sie, dass Änderungen an einem Element nur dann wirksam werden, wenn Sie die Bearbeitungsansicht über den Button Fertig verlassen. Andernfalls werden alle vorgenommenen Änderungen wieder verworfen.
Details zu den einzelnen Elementen eines Flows erfahren Sie hier.
Flow Beispiele
Ereignis schließen
Messenger Nachricht senden
Bericht per E-Mail versenden
Flow Insights / Fehlerdiagnose
Die Insights geben Ihnen Auskunft über die einzelnen Durchläufe eines Flows. Somit eignen sich die Insights hervorragend zur Fehleranalyse bei ungewünschtem Verhalten eines Flows.
Die Insights erreichen Sie aus der Übersicht der Flows über die drei Punkte rechts an dem jeweiligen Flow (siehe Einleitung Flows). Oder alternativ aus der Bearbeiten-Ansicht eines Flows über den Button Flow Insights in der oberen rechten Ecke.
Rufen Sie die Insights eines Flows auf, gelangen Sie zunächst zu der Übersicht der einzelnen Durchläufe.
❗️Die Insights eines Flows bleiben maximal 14 Tage nach Beendigung des Flows gespeichert.
Übersicht
Die Übersicht setzt sich wie folgt zusammen:
1️⃣ Status: Ein grüner Haken signalisiert, dass ein Durchlauf erfolgreich war. Ein rotes Ausrufezeichen hingegen signalisiert eine fehlgeschlagene Ausführung. Befindet sich ein Flow aktuell noch in einer laufenden Ausführung, wird das durch einen blauen Ladekreis signalisiert. Dies verschafft Ihnen einen schnellen, ersten Überblick.
2️⃣ Organisation: Die Organisation, in welcher der Flow ausgeführt wurde.
3️⃣ Startzeitpunkt: Der exakte Zeitpunkt, wann das Trigger-Element des Flows aktiviert wurde.
4️⃣ Endzeitpunkt: Der exakte Zeitpunkt, wann das letzte Element des Flows durchlaufen wurde.
5️⃣ Über den Pfeil auf der rechten Seite, gelangen Sie zu den Details der einzelnen Ausführungen.
Details
In den Details lässt sich, ähnlich zu der vorherigen Übersicht, zunächst ein grober Überblick verschaffen.
Die Details setzen sich dabei wie folgt zusammen:
1️⃣ Schritte: Kennzeichnet das jeweilige Element des Flows, welches durchlaufen wurde.
2️⃣ Status: Wie auch auf der vorherigen Übersicht, signalisiert ein grüner Haken einen fehlerfreien Durchlauf des Elements, während ein rotes Ausrufezeichen auf ein Problem bei der Durchführung hinweist.
Das Symbol einer Uhr wird Ihnen hier angezeigt, wenn sich ein Flow aktuell noch in der Durchführung befindet und kennzeichnet jene Elemente, für welche eine Ausführung aussteht.
3️⃣ Startzeitpunkt: Der exakte Zeitpunkt, wann das Element gestartet wurde.
4️⃣ Endzeitpunkt: Der exakte Zeitpunkt, wann das Element vollständig durchlaufen war.
5️⃣ Das Informationssymbol auf der rechten Seite, erlaubt es Ihnen, weitere Details zu dem Durchlauf des einzelnen Elements aufzurufen.
💡 In den Organisationseinstellungen können Sie eine E-Mail-Adresse hinterlegen, auf welche Sie dann eine Benachrichtigung erhalten, sollte die Ausführung eines Flows fehlschlagen. Die Organisationseinstellungen finden Sie unter Admin ⇾ Einstellungen.
Flow vererben
Durch diese Funktion lässt sich ein Flow in alle angeschlossenen Unterorganisationen vererben. Die Struktur des Flows kann durch die erbenden Unterorganisationen nicht angepasst werden. Sie haben jedoch die Möglichkeit, im Rahmen der Konfiguration bestimmte Parameter für die Bearbeitung freizugeben.
In den Insights eines vererbten Flows lassen sich auch die Ausführungen der Unterorganisationen einsehen. So lässt sich auf einen Blick feststellen, ob die Flows in den Unterorganisationen wie gewünscht arbeiten.
Ressourcen wie Teilnehmer, Labels oder Einheiten sind je Organisation unterschiedlich und können somit nicht in der Oberorganisation definiert werden. Außerdem erhalten die Flows in den Unterorganisationen bei der Verwendung von E-Mail empfangen oder HTTP Trigger eigene E-Mail- / Web-Adressen, da diese einzigartig sein müssen.
Ist der Flow z. B. mangels Parameter in der Oberorganisation nicht valide, beeinträchtigt dies nicht die Ausführung in der Unterorganisation. Der Flow muss nur in der jeweiligen Organisation valide sein, in welcher er ausgeführt werden soll.
Konfiguration
1️⃣ Über die Funktion Vererben lässt die Vererbung für einen Flow ein- und ausschalten.
2️⃣ Mithilfe des Dropdown-Menüs für Konfigurierbare Parameter können Parameter festgelegt werden, welche durch die Unterorganisation angepasst werden dürfen.
Wird ein Parameter durch die Unterorganisation nicht konfiguriert, greift der Wert, welcher in der Oberorganisation definiert wurde.
3️⃣ Über den Button Speichern lassen sich die Änderungen übernehmen.
Flow Export / Import
Als Arbeitserleichterung im Zusammenspiel mit mehreren Organisationen besteht die Möglichkeit, einen Flow zu exportieren und anschließend wieder in einer anderen Organisation zu importieren.
❗️Beachten Sie bitte, dass bei einem Export auch persönliche Informationen exportiert werden. Stellen Sie also vor einem Export sicher, dass der Flow nur Informationen enthält, welche Sie auch tatsächlich teilen möchten.
1️⃣ Um einen Flow zu exportieren, klicken Sie bitte in der Übersicht der Flows auf die drei Punkte auf der rechten Seite des Flows. Der entsprechende Flow steht dann als Download zur Verfügung.
2️⃣ Um einen Flow wieder zu importieren, wählen Sie bitte in der Übersicht der Flows oberhalb den Menüpunkt Flow importieren aus. Sie erhalten dann die Möglichkeit, die entsprechende Datei des Flows auszuwählen.
Nach dem Import gelangen Sie automatisch in die Bearbeiten-Ansicht der importierten Flows.
⚠️ Beachten Sie bitte, den Flow zunächst über den Button Speichern auf der rechten Seite zu sichern. Andernfalls wird der Flow wieder verworfen.
Nach dem Speichern ist der Flow dann verfügbar und kann wie gewohnt verwendet werden.
Aktualisiert am: 25/03/2024
Danke!