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Schichtpläne

Schichtpläne in GroupAlarm erlauben es Ihnen, Ihre Teilnehmer in Schichten einzuteilen. Ist zu einem Zeitpunkt ein Schichtplan aktiv, stehen für die Alarmierung nur die Teilnehmer zur Verfügung, welche sich in der aktiven Schichte befinden. Sind Ihre Einsatzkräfte in Schichten tätig, ist somit gewährleistet, dass nur Teilnehmer alarmiert werden, welche auch wirklich für einen Einsatz infrage kommen.

⚠️ Sollte zu einem Zeitpunkt keine Schicht aktiv sein, stehen wieder alle Teilnehmer für eine Alarmierung zur Verfügung.

Neben Schichtplänen können Sie außerdem Eskalationen und Gruppen definieren. Eskalationen erlauben es Ihnen, mehrere Schichtpläne in chronologischer Reihenfolge zu alarmieren, während Gruppen es Ihnen ermöglichen, mehrere Teilnehmer zusammenzufassen, um diese gemeinsam einer Schicht zuweisen zu können. Sowohl Eskalationen als auch Gruppen werden im weiteren Verlauf näher behandelt.

💡 Die Schichtpläne sind eine Erweiterung und können unter Admin ⇾ Erweiterungen Ihrer Organisation hinzugefügt werden.

1️⃣ Um einen neuen Schichtplan zu erstellen, wählen Sie SCHICHTPLAN ANLEGEN.

2️⃣ In der Übersicht der Schichtpläne sehen Sie alle Ihre Schichtpläne auf einen Blick. Jeden Schichtplan können Sie aufklappen, um detailliertere Informationen zu erhalten.

Schichtplan konfigurieren

Ein Schichtplan kann beliebig viele Schichten beinhalten. Mit diesen Schichten können Sie individuell die notwendigen Zeiten abdecken.

1️⃣ Um die Schichtpläne in der Übersicht besser unterscheiden zu können, haben Sie die Möglichkeit, jeden Schichtplan individuell zu benennen. Zudem können Sie festlegen, ob der Schichtplan aktiv sein soll. Diese Einstellung kann jederzeit angepasst werden. Ist ein Schichtplan nicht aktiv, hat der Schichtplan keine Auswirkung auf die Teilnehmer, welche für eine Alarmierung zur Verfügung stehen. Nicht aktive Schichtpläne können dennoch für eine Eskalation verwendet werden.

2️⃣ Die einzelnen Schichten eines Schichtplans können Sie ebenfalls individuell benennen sowie zur besseren Übersicht farblich anpassen. Die Farbe hat Auswirkung auf die dargestellten Balken der Zeiten für die Schichten.

3️⃣ Die Zuteilung der Teilnehmer zu einer Schicht kann nach Teilnehmern direkt oder Gruppen erfolgen. Schichtgruppen sind vorab definierte Gruppen von Teilnehmern, welche dann gesammelt zugewiesen werden können.

4️⃣ Mit dem Startdatum legen Sie den ersten Tag fest, an welchem die Schicht das erste Mal greifen soll. Dazu wählen Sie dann die Schichtlänge in Wochen, nach welchem sich der Schichtplan wiederholen soll. Die einzelnen Tage der Schicht innerhalb des wöchentlichen Turnus legen Sie dann bei Wochentage auswählen fest und bestimmen anschließend die Zeiten der Schicht über die Startzeit und Endzeit. Um einen vollständigen Zeitraum abdecken zu können, lassen sich auch mehrere Schichten in einem Schichtplan kombinieren.

Ein Beispiel

Nehmen wir an, wir möchten eine 24/7-Abdeckung mit unseren Teilnehmern erreichen. Dies könnte z. B. in drei Schichten zu je 8 Stunden gewährleistet werden. Unsere erste Schicht startet am Tag X mit einer Schichtplanlänge von einer Woche. Wir wählen jeden Tag der Woche aus, da wir eine 24/7 Abdeckung erreichen wollen. Nun definieren wir die Zeiten für die erste Schicht. Diese könnte z. B. von 08:00 bis 16:00 gehen.

Danach fügen wir über das grüne + eine weitere Schicht hinzu. In dieser wiederholen wir die Eingaben zu den Wochentagen wie bei der ersten Schicht, mit der Ausnahme, dass wir hier die Zeiten von 16:00 bis 00:00 festlegen.

Das Gleiche wiederholen wir dann auch für die dritte Schicht mit dem Zeitraum von 00:00 bis 08:00.

In Summe decken die drei Schichten jetzt den Zeitraum von 24 Stunden an jedem Tag der Woche ab und wiederholen sich in einem wöchentlichen Turnus. Weisen wir die entsprechenden Teilnehmer den Schichten zu, stehen zu den definierten Zeitpunkten ausschließlich die Teilnehmer der jeweiligen Schicht für eine Alarmierung zur Verfügung.

💡 Die Uhrzeiten, welche Sie in einer Schicht festlegen, richten sich immer nach der in den Organisationseinstellungen definierten Zeitzone.

Eskalationen

Zur späteren Verwendung innerhalb eines Alarms im Modus Eskalation oder Volleskalation können Sie im Tab Eskalationen mehrere Schichtpläne miteinander verbinden und in die gewünschte Reihenfolge bringen.

💡 Diese Schichtpläne müssen nicht aktiv sein und können beliebig viele Schichten beinhalten.

In einem Alarm im Modus Eskalation werden zunächst die Teilnehmer des ersten Schichtplans, und damit der ersten Eskalationsstufe, als Menge möglicher Teilnehmer für die verfügbaren Positionen verwendet. Ist diese Menge erschöpft und sind noch Positionen im Alarm unbesetzt, wird die Menge möglicher Teilnehmer um die Teilnehmer des zweiten Schichtplans, und damit der zweiten Eskalationsstufe, ergänzt. Dieses Vorgehen wird so lange wiederholt, bis alle Positionen besetzt oder keine weiteren Teilnehmer mehr verfügbar sind.

In einem Alarm im Modus Volleskalation werden sofort alle Teilnehmer des ersten Schichtplans, und damit der ersten Eskalationsstufe, alarmiert, wenn sie für die verfügbaren Positionen infrage kommen. Nach Ablauf der festgelegten Wartezeit wird überprüft, ob noch Positionen im Alarm unbesetzt sind. In diesem Fall werden zusätzlich auch alle Teilnehmer des zweiten Schichtplans, und damit der zweiten Eskalationsstufe, alarmiert. Dieses Vorgehen wird so lange wiederholt, bis alle Positionen besetzt oder keine weiteren Teilnehmer mehr verfügbar sind.

Angelegte Eskalationen können nur dann in der Volleskalation verwendet werden, wenn Sie die entsprechende Option aktivieren und gültige Wartezeiten eintragen. Für die Volleskalation angelegten Eskalationen können allerdings auch im Modus Eskalation verwendet werden. In diesem Fall werden die festgelegten Wartezeiten ignoriert.

Eskalation anlegen

Wählen Sie dazu Eskalation anlegen aus und geben Sie dem Modell einen eindeutigen Namen. Im Anschluss ziehen Sie die jeweiligen Schichtpläne von der linken Seite auf die rechte Seite und bringen sie in die gewünschte Reihenfolge. Auf die gleiche Art können Sie ausgewählte Schichtpläne wieder aus der Eskalation entfernen.

Damit die Schichtpläne einfacher unterschieden werden können, sehen Sie eine Auswahl der zugewiesenen Teilnehmer direkt unterhalb des Namens des Schichtplans.

Sind Sie mit der Auswahl und Reihenfolge der Eskalation zufrieden, speichern Sie die Eskalation über die ANLEGEN Schaltfläche ab und gelangen zurück zur Übersicht.

Schichtgruppen

Mithilfe von Schichtgruppen lassen sich einzelne Teilnehmer in vordefinierten Gruppen organisieren. Das ist insbesondere dann hilfreich, wenn Sie mehrere Schichtpläne verwenden, in welchen immer die gleichen Teilnehmer hinterlegt sein sollen. Anstelle der einzelnen Teilnehmer fügen Sie die Schichtgruppe den Schichtplänen hinzu. Dadurch müssen die Teilnehmer nur noch einmalig in der Schichtgruppe gepflegt werden. Änderungen an der Schichtgruppe wirken sich automatisch auf alle Schichtpläne aus, in welchen die Schichtgruppe hinterlegt ist.

Neben einzelnen Teilnehmern können auch Labels einer Schichtgruppe hinzugefügt werden. Das hat den Vorteil, dass neue Teilnehmer, welchen das entsprechende Label zugewiesen wird, auch automatisch der Schichtgruppe hinzugefügt werden.

💡 In Kombination mit einem pausierbaren Label ist es Teilnehmern sogar möglich, sich selbstständig in eine Schichtgruppe und damit auch einen Schichtplan eintragen und austragen zu können.

Sollte eine Schichtgruppe bereits in einer Schicht genutzt werden, kann diese nicht gelöscht werden, da sonst der Schichtplan möglicherweise keine Teilnehmer besitzt und nicht mehr funktionieren würde.

Aktualisiert am: 14/08/2025

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