Termine

Dieses Modul ist eine optionale Erweiterung und muss zunächst aktiviert werden.

Terminübersicht

Innerhalb der Terminübersicht Ihrer Organisation sehen Sie alle Termine, die innerhalb des nächsten Monats anstehen.
Wählen Sie über die oben rechts vorhandene Auswahl einen beliebigen anderen Zeitraum aus, um weitere Termine anzuzeigen.

An dieser Stelle können Sie außerdem einstellen, ob weitere Spalten (z. B. mit der Wiederholungsfrequenz eines Termins) angezeigt werden sollen.

Persönliche Terminübersicht

Jeder Teilnehmer hat eine eigene Terminübersicht in seinem Profil. Öffnen Sie dazu Ihr Profilmenü und klicken Sie auf die Schaltfläche "Termine".

Im Anschluss erhalten Sie eine Übersicht aller Termine aus allen Organisationen, zu denen Sie eingeladen worden sind oder selbst eingeladen haben.

iCal Export

Über die Schaltfläche "TEILEN" oben links erhalten Sie Zugriff auf einen iCal-Export Ihrer persönlichen Termine.

Diese URL können Sie z. B. im Google Kalender, in Outlook oder Ihrem mobilen Kalender hinterlegen, um stets alle Termine aus GroupAlarm in Ihrem persönlichen Hauptkalender hinterlegt zu haben.

Termindetails

Benötigen Sie weitere Informationen zu einem Termin oder möchten Ihre Rückmeldung ändern, so klicken Sie einfach innerhalb der Terminübersicht auf einen einzelnen Termin.

Auf der Detailseite erhalten Sie die Beschreibung eines Termins, sehen das Start- und Enddatum und die Wiederholungen der Terminserie.

Zudem erhalten Sie hier auch eine Übersicht aller eingeladenen Teilnehmer inklusive ihrer Rückmeldung.

Termine anlegen

Zum Anlegen eines neuen Termins öffnen Sie die entsprechende Ansicht über die Schaltfläche "TERMIN ANLEGEN" in der gewünschten Organisation.

Nun legen Sie den Namen und eine kurze Beschreibung des Termins fest, wählen die einzuladenden Teilnehmer der Organisation aus und legen den Start- und Endzeitpunkt fest.
Soll der Termin wiederholt werden, können Sie ebenfalls die dafür notwendigen Einstellungen treffen. Mehr Details dazu finden Sie im entsprechenden Abschnitt.

Im Anschluss erhalten alle eingeladenen Teilnehmer automatisch eine Einladung zu diesem Termin basierend auf ihren Benachrichtigungseinstellungen.
Haben Sie einen eigenen Benachrichtigungszeitpunkt festgelegt, so erhalten die Teilnehmer des Termins die Einladung erst zu diesem Zeitpunkt. Liegt der Zeitpunkt in der Vergangenheit, so wird die Einladung sofort versendet.
Unabhängig von dieser Einstellung können die Teilnehmer des Termins die Einladung auch sofort über die Web-App oder die mobilen Apps beantworten. Diese Teilnehmer erhalten dann keine erneute Einladung zum festgelegten Zeitpunkt.

Termine bearbeiten

Einen Termin können Sie einfach über das entsprechende Symbol innerhalb der Terminübersicht bearbeiten, insofern Sie die dafür notwendigen Rechte besitzen.

Bei wiederkehrenden Terminen haben Sie die Auswahl, ob ein einzelner Termin, der gewählte Termin und alle nachfolgenden Termine oder alle Termine der Serie bearbeitet werden sollen.
Bearbeiten Sie alle Termine einer Serie, können Start- und Enddatum nicht angepasst werden.

Im Anschluss erhalten alle neu eingeladenen Teilnehmer automatisch eine Einladung, alle entfernten Teilnehmer eine Absage und alle anderen Teilnehmer eine Aktualisierung zu diesem Termin.
Haben Sie einen eigenen Benachrichtigungszeitpunkt festgelegt, so erhalten ausschließlich die Teilnehmer, die die Einladung bereits angenommen haben, eine Information zu der Änderung basierend auf ihren Benachrichtigungseinstellungen.

Termine löschen

Einen Termin können Sie einfach über das entsprechende Symbol innerhalb der Terminübersicht löschen, sofern Sie die dafür notwendigen Rechte besitzen.

Bei wiederkehrenden Terminen haben Sie die Auswahl, ob ein einzelner Termin, der gewählte Termin und alle nachfolgenden Termine oder alle Termine der Serie gelöscht werden sollen.
Die hier getroffene Entscheidung ist endgültig und kann nicht rückgängig gemacht werden.

Im Anschluss erhalten alle eingeladenen Teilnehmer automatisch eine Absage zu diesem Termin.
Haben Sie einen eigenen Benachrichtigungszeitpunkt festgelegt, so erhalten ausschließlich die Teilnehmer, die die Einladung bereits angenommen haben, diese Absage basierend auf ihren Benachrichtigungseinstellungen.

Teilnehmer über Labels einladen

Zusätzlich oder alternativ zur direkten Einladung von Teilnehmern können Sie beliebige Labels zu einem Termin hinzufügen.
Dadurch werden alle Teilnehmer, denen mindestens eines dieser Labels zugewiesen ist, automatisch zum Termin eingeladen.

Optional können Sie auch die automatische Synchronisation der Teilnehmer aktivieren. Dadurch werden Teilnehmer, die erst später eines der eingeladenen Labels erhalten, automatisch zum Termin eingeladen. Gleichzeitig werden Teilnehmer, denen alle der eingeladenen Labels entzogen werden, automatisch vom Termin ausgeladen.
Ist diese Funktion nicht aktiv, werden die Teilnehmer der Labels nur beim Erstellen und jeder späteren Bearbeitung des Termins aktualisiert.

Ist ein Teilnehmer gleichzeitig direkt und über ein Label zum Termin eingeladen, so hat die direkte Einladung Vorrang vor der Einladung über ein Label.
Wird ein Label gelöscht, welches noch in einem Termin ohne Synchronisation verwendet wird, so werden alle bereits über dieses Label eingeladenen Teilnehmer beibehalten. Da vor dem Entfernen eines Labels alle Teilnehmer von diesem entfernt werden müssen, werden diese bei aktiver Synchronisation ebenfalls vom Termin ausgeladen.

Benachrichtigungen

Standardmäßig erhalten Sie alle Termineinladungen als Push-Benachrichtigung in der mobilen App und per E-Mail.
Diese Einstellungen können Sie jederzeit in Ihrem Profil unter Einstellungen anpassen.

Wiederkehrende Termine

Wiederkehrende Termine eignen sich besonders für regelmäßig auftretende Veranstaltungen wie Besprechungen und Schulungen.

Konfigurieren Sie wie gewohnt einen neuen oder bereits bestehenden Termin und wählen Sie im Bereich "Wiederholung" aus einer vordefinierten Einstellung oder richten Sie die Wiederholungen manuell über den Punkt "Benutzerdefiniert" ein.

Die folgenden Wiederholungen eines Termins sind möglich:

tägliche Termine
wöchentliche Termine an einem oder mehreren Wochentagen
monatliche Termine
am ausgewählten Tag des Monats
am ausgewählten Wochentag in einer beliebigen Woche
jährliche Termine

Zusätzlich kann stets ein Intervall festgelegt werden, in welchem die Termine auftreten sollen. Somit kann ein Termin z. B. statt in jeder Woche nur in jeder zweiten Woche stattfinden.

Zusätzlich ist eine Auswahl der folgenden Abbruchkriterien möglich.

Anzahl der Termine (z. B. max. 3 Termine)
Letzter Termin (z. B. eine Serie bis zum 31.12.)

Rückmeldung der Teilnehmer

Auch bei wiederkehrenden Terminen können Ihre Teilnehmer Zu- oder Absagen versenden. Die zuerst getroffene Wahl wird dabei als Standardantwort für alle Termine innerhalb der Serie verwendet.
Ist die Teilnahme an einem einzelnen Termin nicht möglich, so kann der Teilnehmer seine Rückmeldung wie gewohnt für diesen einzelnen Termin ändern.

Verhalten bei besonderen Daten

Ist ein Termin kalendarisch nicht möglich, so wird er auf den letztmöglichen Tag gelegt.
Ein jeweils am 31. des Monats auftretender Termin wird damit bereits am 30.04. angesetzt.

Aktualisiert am: 17/02/2022