Teilnehmer

Im Menü Teilnehmer verwalten Sie die Teilnehmer Ihrer Organisation. An dieser Stelle können Sie Teilnehmer in Ihre Organisation einladen und ihnen Labels zuordnen. Im Standardfall können Sie als Organisationsadministrator die Teilnehmer bearbeiten und so auch ihre Erreichbarkeiten, wie SMS, E-Mail oder Telefonnummer, einstellen. Sollte ein Teilnehmer seine Sichtbarkeit eingeschränkt haben, wird Ihnen dies an den entsprechenden Stellen mitgeteilt.

Übersicht

Innerhalb einer Organisation finden Sie die Teilnehmeransicht in der linken Navigation unter Konfiguration > Teilnehmer. Die nun angezeigte Liste zeigt alle Teilnehmer Ihrer Organisation. Mithilfe der Seitennavigation am unteren Ende können Sie durch Ihre Teilnehmer seitenweise navigieren.



Ein einzelner Teilnehmer hat einen Avatar, der von jedem Teilnehmer selbst eingestellt werden kann. Der farbige Punkt unten rechts am Avatar des Teilnehmers stellt die Verfügbarkeit des Teilnehmers innerhalb der Organisation dar. Die Verfügbarkeit eines Teilnehmers hat mehrere Zustände:







Ist nur eine gräulich gehaltene E-Mail-Adresse des Teilnehmers und ein E-Mail-Symbol in der Liste zu sehen, so wurde der Teilnehmer in die Organisation eingeladen.
Der Teilnehmer muss die Einladung in die Organisation zuerst annehmen, bevor er in der Organisation verwendet werden kann.
Hat der Teilnehmer seine Einladung versehentlich gelöscht, so kann diese über einen Klick auf das E-Mail-Symbol erneut versendet werden.

Optionen für einzelne Teilnehmer

Im Optionsmenü haben Sie unter anderem mit der Option Labels zuweisen, die Möglichkeit Labels der Organisation direkt dem jeweiligen Teilnehmer zuzuweisen.

Außerdem können Sie mit der Option Bearbeiten das Profil des Teilnehmers konfigurieren, wenn dieser die Konfiguration durch Administratoren erlaubt hat. Mit Entfernen löschen Sie den Teilnehmer aus Ihrer Organisation.

Zusätzlich können Sie mit der Option Erreichbarkeiten freigeben, einzelne Erreichbarkeiten (App, Anruf, E-Mail, SMS) für diesen Teilnehmer freigeben. So wird trotz global deaktivierter Erreichbarkeit in den Organisationseinstellungen, die hier freigegebene Erreichbarkeit dazu genutzt, um den Teilnehmer zu alarmieren. Deaktivieren Sie zum Beispiel Anrufe global in den Einstellungen der Organisation und geben die Erreichbarkeit Anruf für einen Teilnehmer frei, so kann dieser eine Teilnehmer dennoch per Anruf alarmiert werden.

Neuen Teilnehmer hinzufügen

Teilnehmer, die ohne E-Mail-Adresse angelegt werden, können sich nicht einloggen und die Apps nicht nutzen.

Um neue Teilnehmer zur Organisation einzuladen, klicken Sie oben auf die Schaltfläche TEILNEHMER HINZUFÜGEN. Daraufhin öffnet sich der Teilnehmer-Einladen-Dialog, der Ihnen mehrere Möglichkeiten anbietet, Ihre Teilnehmer zur Organisation einzuladen.

Auswahl

Wählen Sie mithilfe der zwei Schaltflächen aus, wie Sie Ihre Teilnehmer einladen möchten.

In der Manuellen Eingabe können Sie mehrere E-Mail-Adressen in einem Textfeld eintragen und im nächsten Schritt Veränderungen vornehmen.
Mit dem Auswählen einer CSV-Datei können Sie Stammdaten und Erreichbarkeiten aus einer CSV-Datei importieren. Die Zuordnung der einzelnen CSV-Spalten erfolgt im nächsten Schritt.

Manuelle Eingabe

Auf dem nachfolgenden Bild sehen Sie die Eingabemaske für eine oder mehrere E-Mail-Adressen. Verwenden Sie für die Eingabe jeweils eine Zeile pro Adresse und klicken Sie im Anschluss auf WEITER.

CSV-Datei

Der Import-Vorgang ist über eine CSV-Datei besonders komfortabel, da Sie alle Zuordnungen bereits an Ihrem PC oder beim Export aus Ihren Personaldaten vornehmen können. Beim Hochladen einer CSV-Datei werden die Spalten bereits automatisch zugeordnet, sodass Sie die angezeigten Daten nur noch kontrollieren und abschicken müssen.

Damit die automatische Zuordnung funktioniert, sollten Sie die folgenden Spaltennamen verwenden.



Eine gültige CSV-Datei könnte also z. B. folgendermaßen aussehen.

name,surname,email,device-sms
Mustermann,Max,max@mustermann.de,0049123456789
Musterfrau,Erika,erika@musterfrau.de,0049987654321

Sollen mehrere Labels oder Erreichbarkeiten einem Teilnehmer zugeordnet werden, so benötigt jeder Eintrag eine eigene Spalte in der CSV-Datei mit einem jeweils unterschiedlichen Namen.

Eine gültige CSV-Datei könnte also z. B. folgendermaßen aussehen.

email,label1,label2,device-sms
max@mustermann.de,GF,ZF,0049123456789
erika@musterfrau.de,GF,,0049987654321

Zuordnung

In diesem Schritt können Sie die einzelnen Teilnehmer bearbeiten, also Stammdaten, wie Vor- und Nachnamen sowie Labels, Rollen und Erreichbarkeiten hinzufügen. Um einen Teilnehmer zu bearbeiten, nutzen Sie bitte das Stift-Symbol.

Alle Änderungen werden automatisch gespeichert. Neue Erreichbarkeiten müssen zuerst mit einem Klick auf das Plus-Symbol hinzugefügt werden, um dem Teilnehmer zugeordnet zu werden.

Labels/Rollen/Erreichbarkeiten hinzufügen

Labels und Rollen können Sie jeweils mit dem Auswahlmenü zuordnen. Die Teilnehmer-Rolle ist für jeden Teilnehmer automatisch angewählt und kann nicht abgewählt werden, da diese für jeden Teilnehmer Standard ist.

Als Label können Sie bereits existierende Labels auswählen oder über die Freitexteingabe zuordnen und anlegen lassen.
Beachten Sie, dass für die Zuordnung über den Namen des Labels oder das automatische Anlegen eines Labels die entsprechenden Optionen aktiviert werden müssen.

Im Abschnitt Erreichbarkeit hinzufügen können Sie eine Erreichbarkeit für den Nutzer anlegen. Sie können aus Anruf, SMS oder E-Mail wählen. Geben Sie für die gewünschte Erreichbarkeit einen Namen und einen Wert – Telefonnummer oder E-Mail-Adresse – an und klicken Sie auf das Plus-Symbol.



Sollten Sie noch einen Teilnehmer ohne eigene E-Mail-Adresse hinzufügen wollen, nutzen Sie die Schaltfläche TEILNEHMER HINZUFÜGEN. Ein Teilnehmer ohne eigene E-Mail-Adresse benötigt zwingend den vollen Namen. Sollten Vor- und Nachname ausgefüllt sein, können Sie dem Teilnehmer Labels, Rollen und Erreichbarkeiten zuweisen und diesen so innerhalb eines Alarms verwenden.

Zusammenfassung

Nachdem Sie die gewünschten Teilnehmer bearbeitet haben, können Sie mithilfe der Navigation am unteren Ende durch die Teilnehmer-Seiten navigieren und so mögliche Fehler ausbessern. Die einzelnen Karten mit den Teilnehmern zeigen Ihnen die einzelnen Stammdaten, definierten Rollen, Labels und Erreichbarkeiten.

Im Anschluss klicken Sie auf die grüne Schaltfläche TEILNEHMER EINLADEN, um die Teilnehmer einzuladen.

Ergebnis

Sobald alle Teilnehmer in GroupAlarm übertragen wurden, wird Ihnen das Ergebnis angezeigt. Sie erhalten eine Auflistung, welche Teilnehmer erfolgreich und welche nicht erfolgreich eingeladen wurden. Nicht erfolgreiche Einladungen werden so aufgelistet, dass Sie sie in einem möglichen nächsten Versuch erneut verwenden können. Doppelte Teilnehmer werden übersprungen und nicht erneut eingeladen.

Teilnehmer ohne eigene E-Mail-Adresse werden direkt in die Organisation eingeladen und können direkt in einem Alarm verwendet werden. Normal eingeladene Teilnehmer müssen Ihre Einladung, die per E-Mail an die definierte Adresse gesendet wird, erst annehmen, bevor sie in der Organisation verwendet werden können.

Labels zuordnen

In der Zuordnungsmatrix werden die Teilnehmer mit den Labels verbunden. Welcher Teilnehmer hat welche Qualifikationen bzw. welcher Teilnehmer möchte in welcher Rolle alarmiert werden können? Theoretisch kann jeder Teilnehmer in jedem seiner gewählten Labels alarmiert werden. Mithilfe der Suchfunktion können Sie die Teilnehmer nach Namen suchen. Labels werden alphabetisch aufsteigend von links nach rechts angezeigt. Falls nicht alle Labels angezeigt werden, nutzen Sie die Bildlaufleiste am unteren Rand, um nach rechts und links zu scrollen. Um einem Teilnehmer ein Label zuzuordnen, klicken Sie die entsprechende Checkbox an. Der grüne Haken zeigt an, dass ein Teilnehmer diesem Label zugeordnet ist. Um eine Zuordnung wieder zu entfernen, klicken Sie einfach erneut auf die Checkbox.

Alle Änderungen werden automatisch gespeichert.

Aktualisiert am: 13/12/2022