Schichtpläne

Dieses Modul ist eine optionale Erweiterung und muss zunächst aktiviert werden.

An dieser Stelle können Sie Schichtpläne anlegen und verwalten. Jeder Schichtplan kann beliebig viele Schichten mit beliebig vielen Teilnehmern enthalten. Die Schichtpläne selbst können dauerhaft oder wochenweise abwechselnd aktiv sein. Im Falle eines Alarms werden bloß die Teilnehmer alarmiert, die einer aktiven Schicht zugewiesen sind.

Sollte zu einem Zeitpunkt keiner der Schichtpläne aktiv sein, sind alle Teilnehmer wieder zur Alarmierung freigegeben.

Die Zeiten, die innerhalb einer Schicht definiert werden (z. B. 09:00 bis 17:00 Uhr) werden immer mit der aktuellen Zeitzone der Organisation (Standard: "Europe/Berlin") verarbeitet.

Neuen Schichtplan anlegen

Klicken Sie zum Anlegen eines neuen Schichtplans auf die Schaltfläche "SCHICHTPLAN ANLEGEN" unter Konfiguration > Schichtpläne.

Vergeben Sie hier einen individuellen Namen für den gesamten Schichtplan. Ein Schichtplan kann mehrere Schichten enthalten, die zu individuellen Zeiten aktiv sein können.

Jede einzelne Schicht erhält zur Konfiguration einen Namen, eine Farbe und Teilnehmer, die dieser Schicht angehören. Zur Konfiguration, wann ein Schichtplan aktiv sein soll, wird ein Startdatum verwendet. Hier können Sie z. B. den Montag der aktuellen Woche wählen. Die Schichtlänge gibt die Anzahl der Wochen an, wie lang eine Schicht laufen soll. Geben Sie an dieser Stelle z. B. 2 Wochen an, können Sie unter "Wochentage auswählen" die nächsten 14 Tage konfigurieren. Ihre Schicht wiederholt sich dann mit den Wochentagen alle 14 Tage.

Unter Start- und Endzeit geben Sie die gewünschte Start- bzw. Endzeit an. Diese Zeiten werden jeweils in der Zeitzone Ihrer Organisation verarbeitet (Standard: "Europe/Berlin"). Diese können Sie oder ein Organisationsadministrator in den Organisationseinstellungen ändern.

Eskalationen

Zur späteren Verwendung innerhalb eines Alarms im Eskalationsmodus oder der Volleskalation können Sie im Tab "Eskalationen" mehrere Schichtpläne miteinander verbinden und in die gewünschte Reihenfolge bringen. Diese müssen nicht aktiv sein und können beliebig viele Schichten beinhalten.



In einem Alarm im Eskalationsmodus werden zunächst die Teilnehmer des ersten Schichtplans, und damit der ersten Eskalationsstufe, als Menge möglicher Teilnehmer für die verfügbaren Positionen verwendet. Ist diese Menge erschöpft und sind noch Positionen im Alarm unbesetzt, wird die Menge möglicher Teilnehmer um die Teilnehmer des zweiten Schichtplans, und damit der zweiten Eskalationsstufe, ergänzt. Dieses Vorgehen wird so lange wiederholt, bis alle Positionen besetzt oder keine weiteren Teilnehmer mehr verfügbar sind.

In einem Alarm im Modus Volleskalation werden sofort alle Teilnehmer des ersten Schichtplans, und damit der ersten Eskalationsstufe, alarmiert, wenn sie für die verfügbaren Positionen infrage kommen. Nach Ablauf der festgelegten Wartezeit wird überprüft, ob noch Positionen im Alarm unbesetzt sind. In diesem Fall werden zusätzlich auch alle Teilnehmer des zweiten Schichtplans, und damit der zweiten Eskalationsstufe, alarmiert. Dieses Vorgehen wird so lange wiederholt, bis alle Positionen besetzt oder keine weiteren Teilnehmer mehr verfügbar sind.

Angelegte Eskalationen können nur dann in der Volleskalation verwendet werden, wenn Sie die entsprechende Option aktivieren und gültige Wartezeiten eintragen. Für die Volleskalation angelegten Eskalationen können allerdings auch im Eskalationsmodus verwendet werden. In diesem Fall werden die festgelegten Wartezeiten ignoriert.

Eskalation anlegen

Wählen Sie dazu "Eskalation anlegen" aus und geben Sie dem Modell einen eindeutigen Namen. Im Anschluss ziehen Sie die jeweiligen Schichtpläne von der linken Seite auf die rechte Seite und bringen sie in die gewünschte Reihenfolge. Auf die gleiche Art können Sie ausgewählte Schichtpläne wieder aus der Eskalation entfernen.
Damit die Schichtpläne einfacher unterschieden werden können, sehen Sie eine Auswahl der zugewiesenen Teilnehmer direkt unterhalb des Namens des Schichtplans.

Sind Sie mit der Auswahl und Reihenfolge der Eskalation zufrieden, speichern Sie die Eskalation über die "ANLEGEN"-Schaltfläche ab und gelangen zurück zur Übersicht.

Schichtgruppen

Mithilfe von Schichtgruppen lassen sich einzelne Teilnehmer in vordefinierten Gruppen organisieren. Das ist insbesondere dann hilfreich, wenn Sie mehrere Schichtpläne verwenden, in welchen immer die gleichen Teilnehmer hinterlegt sein sollen. Anstelle der einzelnen Teilnehmer fügen Sie die Schichtgruppe den Schichtplänen hinzu. Dadurch müssen die Teilnehmer nur noch einmalig in der Schichtgruppe gepflegt werden. Änderungen an der Schichtgruppe wirken sich automatisch auf alle Schichtpläne aus, in welchen die Schichtgruppe hinterlegt ist.

Neben einzelnen Teilnehmern können auch Labels einer Schichtgruppe hinzugefügt werden. Das hat den Vorteil, dass neue Teilnehmer, welchen das entsprechende Label zugewiesen wird, auch automatisch der Schichtgruppe hinzugefügt werden.

💡 In Kombination mit einem pausierbaren Label ist es Teilnehmern sogar möglich, sich selbstständig in eine Schichtgruppe und damit auch einen Schichtplan eintragen und austragen zu können.

Sollte eine Schichtgruppe bereits in einer Schicht genutzt werden, kann diese nicht gelöscht werden, da sonst der Schichtplan möglicherweise keine Teilnehmer besitzt und nicht mehr funktionieren würde.

Aktualisiert am: 06/10/2023