Teilnehmer
Im Menü Teilnehmer verwalten Sie die Teilnehmer Ihrer Organisation. An dieser Stelle können Sie Teilnehmer in Ihre Organisation einladen und ihnen Labels zuordnen. Im Standardfall können Sie als Organisationsadministrator die Teilnehmer bearbeiten und so auch ihre Erreichbarkeiten, wie SMS, E-Mail oder Telefonnummer, einstellen. Sollte ein Teilnehmer seine Sichtbarkeit eingeschränkt haben, wird Ihnen dies an den entsprechenden Stellen mitgeteilt.
Innerhalb einer Organisation finden Sie die Teilnehmeransicht in der linken Navigation unter Konfiguration > Teilnehmer. Die nun angezeigte Liste zeigt alle Teilnehmer Ihrer Organisation. Mithilfe der Seitennavigation am unteren Ende können Sie durch Ihre Teilnehmer seitenweise navigieren.
Ein einzelner Teilnehmer hat einen Avatar, der von jedem Teilnehmer selbst eingestellt werden kann. Der farbige Punkt unten rechts am Avatar des Teilnehmers stellt die Verfügbarkeit des Teilnehmers innerhalb der Organisation dar. Die Verfügbarkeit eines Teilnehmers hat mehrere Zustände:
Ist nur eine gräulich gehaltene E-Mail-Adresse des Teilnehmers und ein E-Mail-Symbol in der Liste zu sehen, so wurde der Teilnehmer in die Organisation eingeladen.
Der Teilnehmer muss die Einladung in die Organisation zuerst annehmen, bevor er in der Organisation verwendet werden kann.
Hat der Teilnehmer seine Einladung versehentlich gelöscht, so kann diese über einen Klick auf das E-Mail-Symbol erneut versendet werden.
Im Optionsmenü haben Sie unter anderem mit der Option Labels zuweisen, die Möglichkeit Labels der Organisation direkt dem jeweiligen Teilnehmer zuzuweisen.
Außerdem können Sie mit der Option Bearbeiten das Profil des Teilnehmers konfigurieren, wenn dieser die Konfiguration durch Administratoren erlaubt hat. Mit Entfernen löschen Sie den Teilnehmer aus Ihrer Organisation.
Zusätzlich können Sie mit der Option Erreichbarkeiten freigeben, einzelne Erreichbarkeiten (App, Anruf, E-Mail, SMS) für diesen Teilnehmer freigeben. So wird trotz global deaktivierter Erreichbarkeit in den Organisationseinstellungen, die hier freigegebene Erreichbarkeit dazu genutzt, um den Teilnehmer zu alarmieren. Deaktivieren Sie zum Beispiel Anrufe global in den Einstellungen der Organisation und geben die Erreichbarkeit Anruf für einen Teilnehmer frei, so kann dieser eine Teilnehmer dennoch per Anruf alarmiert werden.
Über die Schaltfläche TEILNEHMER HINZUFÜGEN können Sie neue Teilnehmer zu Ihrer Organisation einladen. Dazu stehen Ihnen drei mögliche Wege unter Auswahl zur Verfügung.
Teilnehmer per E-Mail-Adresse in Ihre Organisation einzuladen, ist der gängigste und empfehlenswerteste Weg. Das Einzige, was Sie dazu benötigen, sind die E-Mail-Adressen der Personen, welche Sie einladen möchten.
Die E-Mail-Adresse dient den Teilnehmern gleichzeitig als Benutzername ihres persönlichen Benutzerzugangs. Und nur Teilnehmer, welche mit einer gültigen E-Mail-Adresse eingeladen wurden, genauer gesagt deren Benutzeraccount über eine gültige E-Mail-Adresse verfügt, können sich später einloggen und die GroupAlarm App nutzen.
Die Teilnehmer erhalten bei der Einladung per E-Mail-Adresse eine E-Mail, mit welcher sie die Einladung in die Organisation annehmen können. Teilnehmer, welche noch über keinen eigenen Benutzerzugang zu GroupAlarm verfügen, können im Verlauf des Einladungsprozesses ein neues Benutzerkonto erstellen.
Mit dem persönlichen Benutzerzugang können die Teilnehmer ihre Stammdaten dann selbstständig pflegen.
💡 Um mehrere Teilnehmer gleichzeitig per E-Mail einzuladen, fügen Sie in der Eingabemaske eine E-Mail-Adresse pro Zeile ein.
⚠️ Damit der Teilnehmer, welcher per E-Mail eingeladen wurde, vollständig der Organisation hinzugefügt wird, muss dieser die Einladung annehmen. Andernfalls steht er nicht für eine Alarmierung zur Verfügung.
Bei dem Import von Teilnehmern via CSV können Sie eine CSV-Datei hochladen. Enthält diese CSV-Datei eine gültige Kopfzeile, kann das System die Zuordnung der Daten aus den Spalten zu den jeweiligen Daten im System für Sie automatisch vornehmen. Die erfolgte Zuordnung lässt sich im Rahmen des Imports einsehen und gegebenenfalls auch händisch anpassen.
Damit eine automatische Zuordnung erfolgen kann, sollten Sie die folgenden Spaltennamen in Ihrer CSV verwenden:
Eine gültige CSV-Datei könnte folgendermaßen aussehen:
email,name,surname,label1,label2,role,device-email,device-phone
jane.doe@groupalarm.com,Jane,Doe,Maschinist,SCBA,Demo Rolle,jane.doe@groupalarm.com,
john.doe@groupalarm.com,John,Doe,,SCBA,,,0049123456789
jimmy.doe@groupalarm.com,Jimmy,Doe,Fahrer,SCBA,Test Rolle,jimmy.doe@groupalarm.com,
Möchten Sie einem Teilnehmer mehrere Labels, Rollen oder Geräte eines Typs zuweisen, können Sie die Spaltennamen nummerieren. Beispiel: label1,label2 oder role1,role2. Bei Teilnehmern, bei denen bestimmte Daten wie Rollen oder Label nicht zutreffen, lassen Sie die Spalten einfach leer. John Doe in dem oben gezeigten Beispiel verfügt nicht über das Label Maschinist und soll keine Rolle sowie Gerät - E-Mail erhalten. Soll ein Teilnehmer bestimmte andere Label oder Rollen der gleichen Anzahl erhalten, müssen Sie dafür keine neue Spalte einfügen. Es ist nicht entscheidend, dass immer das gleiche Label oder die gleiche Rolle pro Spalte eingesetzt wird.
⚠️ Eine Rolle muss in Ihrer Organisation bereits existieren. Andernfalls kann die Rolle nicht zugewiesen werden.
💡 Mithilfe von externalID können Sie Teilnehmern eine feste externe ID zuweisen. Unter Verwendung der Funktion Stammdaten aktualisieren im Bereich Einstellungen können Teilnehmerdaten dann per CSV auch aktualisiert werden.
⚠️ Telefonnummern in der CSV-Datei müssen im Format 0049... eingelesen werden. Um Tabellenkalkulationsprogramme daran zu hindern, vorangestellte Nullen automatisch zu entfernen (aus 0049... wird 49...), können Sie solche Spalten als Text formatieren.
Die manuelle Eingabe dient in erster Linie dazu, Teilnehmer ohne E-Mail-Adresse anzulegen. Das kann sinnvoll sein, wenn die Teilnehmer über keine eigene E-Mail-Adresse verfügen. Teilnehmer ohne E-Mail-Adresse können jedoch die GroupAlarm App nicht nutzen.
Die Daten der Teilnehmer können Sie im Verlauf des Einladungsvorgangs kontrollieren und bei Bedarf händisch anpassen. Haben Sie bereits Daten z. B. via CSV übergeben, sind die entsprechenden Felder vorab ausgefüllt. Wenn Sie bei der Auswahl Ich möchte meine Teilnehmer manuell eingeben gewählt haben, gelangen Sie ebenfalls direkt zu dieser Ansicht und können die Daten dann händisch einpflegen.
1️⃣ Oberhalb können Sie die E-Mail-Adresse sowie den Namen des Teilnehmers anpassen. Weiterhin lässt sich eine externe ID festlegen. Diese externe ID dient bei einem Import via CSV der eindeutigen Zuordnung der Daten, um eine Aktualisierung zu ermöglichen.
2️⃣ Im Bereich ZUORDNUNG können Sie dem Teilnehmer bereits vorab Labels sowie Berechtigungsrollen zuweisen.
3️⃣ Unter ERREICHBARKEITEN können Sie für den Teilnehmer eine oder mehrere Erreichbarkeiten hinzufügen. Die GroupAlarm App kann nicht als Erreichbarkeit hinterlegt werden. Diese ist automatisch als Erreichbarkeit vorhanden, wenn der Teilnehmer sich in der App anmeldet.
💡 Rufnummern müssen in dem Format mit Landesvorwahl hinterlegt werden (z. B. 0049). Siehe dazu auch der Hinweis jeweils unterhalb des entsprechenden Eingabefeldes.
Im Schritt Einstellungen können Sie festlegen, wie die Daten verarbeitet werden sollen:
Wird ein Teilnehmer mit einem Label versehen, welches bislang in Ihrer Organisation nicht existiert, wird das Label durch die Funktion Fehlende Labels erstellen beim Hinzufügen des Teilnehmers automatisch erstellt.
Ist das Label in GroupAlarm vorhanden, können Sie mittels Labels automatisch zuordnen dem Teilnehmer das Label durch diese Einstellung automatisch zuweisen.
Mit der Einstellung Stammdaten aktualisieren können Sie die Daten des Teilnehmers aktualisieren, sofern dem Teilnehmer bei der erstmaligen Einladung eine externe ID zugeteilt wurde.
Zugewiesene Daten ersetzen, lässt sich nur in Kombination mit Stammdaten aktualisieren aktivieren. Durch diese Einstellung werden dann alle Labels, Rollen und Erreichbarkeiten gelöscht, welche nicht in der Eingabe vorhanden sind.
❗️ Nehmen Sie Änderungen an Teilnehmern in der GroupAlarm WebApp vor und aktualisieren Sie diese dann später erneut via CSV-Datei mit Zugewiesene Daten ersetzen, werden die Änderungen unter Umständen wieder verworfen. Halten Sie daher Änderungen auch in Ihrer CSV-Datei fest.
Sobald alle Teilnehmer in GroupAlarm übertragen sind, wird Ihnen das Ergebnis angezeigt. Sie erhalten eine Auflistung, welche Teilnehmer erfolgreich und welche nicht erfolgreich eingeladen wurden.
Mögliche Fehlerquellen für einen fehlgeschlagenen Einladungsvorgang können E-Mail-Adressen darstellen, die bereits in Ihrer Organisation bei Teilnehmern vorhanden sind. Oder im Falle eines Updates die fehlende externe ID, welche zwingend erforderlich ist, damit das System die Daten dem richtigen Teilnehmer zuordnen kann.
In der Zuordnungsmatrix werden die Teilnehmer mit den Labels verbunden. Welcher Teilnehmer hat welche Qualifikationen bzw. welcher Teilnehmer möchte in welcher Rolle alarmiert werden können? Theoretisch kann jeder Teilnehmer in jedem seiner gewählten Labels alarmiert werden. Mithilfe der Suchfunktion können Sie die Teilnehmer nach Namen suchen. Labels werden alphabetisch aufsteigend von links nach rechts angezeigt. Falls nicht alle Labels angezeigt werden, nutzen Sie die Bildlaufleiste am unteren Rand, um nach rechts und links zu scrollen. Um einem Teilnehmer ein Label zuzuordnen, klicken Sie die entsprechende Checkbox an. Der grüne Haken zeigt an, dass ein Teilnehmer diesem Label zugeordnet ist. Um eine Zuordnung wieder zu entfernen, klicken Sie einfach erneut auf die Checkbox. Alle Änderungen werden automatisch gespeichert.
Übersicht
Innerhalb einer Organisation finden Sie die Teilnehmeransicht in der linken Navigation unter Konfiguration > Teilnehmer. Die nun angezeigte Liste zeigt alle Teilnehmer Ihrer Organisation. Mithilfe der Seitennavigation am unteren Ende können Sie durch Ihre Teilnehmer seitenweise navigieren.
Ein einzelner Teilnehmer hat einen Avatar, der von jedem Teilnehmer selbst eingestellt werden kann. Der farbige Punkt unten rechts am Avatar des Teilnehmers stellt die Verfügbarkeit des Teilnehmers innerhalb der Organisation dar. Die Verfügbarkeit eines Teilnehmers hat mehrere Zustände:
Ist nur eine gräulich gehaltene E-Mail-Adresse des Teilnehmers und ein E-Mail-Symbol in der Liste zu sehen, so wurde der Teilnehmer in die Organisation eingeladen.
Der Teilnehmer muss die Einladung in die Organisation zuerst annehmen, bevor er in der Organisation verwendet werden kann.
Hat der Teilnehmer seine Einladung versehentlich gelöscht, so kann diese über einen Klick auf das E-Mail-Symbol erneut versendet werden.
Optionen für einzelne Teilnehmer
Im Optionsmenü haben Sie unter anderem mit der Option Labels zuweisen, die Möglichkeit Labels der Organisation direkt dem jeweiligen Teilnehmer zuzuweisen.
Außerdem können Sie mit der Option Bearbeiten das Profil des Teilnehmers konfigurieren, wenn dieser die Konfiguration durch Administratoren erlaubt hat. Mit Entfernen löschen Sie den Teilnehmer aus Ihrer Organisation.
Zusätzlich können Sie mit der Option Erreichbarkeiten freigeben, einzelne Erreichbarkeiten (App, Anruf, E-Mail, SMS) für diesen Teilnehmer freigeben. So wird trotz global deaktivierter Erreichbarkeit in den Organisationseinstellungen, die hier freigegebene Erreichbarkeit dazu genutzt, um den Teilnehmer zu alarmieren. Deaktivieren Sie zum Beispiel Anrufe global in den Einstellungen der Organisation und geben die Erreichbarkeit Anruf für einen Teilnehmer frei, so kann dieser eine Teilnehmer dennoch per Anruf alarmiert werden.
Neuen Teilnehmer hinzufügen
Über die Schaltfläche TEILNEHMER HINZUFÜGEN können Sie neue Teilnehmer zu Ihrer Organisation einladen. Dazu stehen Ihnen drei mögliche Wege unter Auswahl zur Verfügung.
Auswahl
Ich habe E-Mail-Adressen
Teilnehmer per E-Mail-Adresse in Ihre Organisation einzuladen, ist der gängigste und empfehlenswerteste Weg. Das Einzige, was Sie dazu benötigen, sind die E-Mail-Adressen der Personen, welche Sie einladen möchten.
Die E-Mail-Adresse dient den Teilnehmern gleichzeitig als Benutzername ihres persönlichen Benutzerzugangs. Und nur Teilnehmer, welche mit einer gültigen E-Mail-Adresse eingeladen wurden, genauer gesagt deren Benutzeraccount über eine gültige E-Mail-Adresse verfügt, können sich später einloggen und die GroupAlarm App nutzen.
Die Teilnehmer erhalten bei der Einladung per E-Mail-Adresse eine E-Mail, mit welcher sie die Einladung in die Organisation annehmen können. Teilnehmer, welche noch über keinen eigenen Benutzerzugang zu GroupAlarm verfügen, können im Verlauf des Einladungsprozesses ein neues Benutzerkonto erstellen.
Mit dem persönlichen Benutzerzugang können die Teilnehmer ihre Stammdaten dann selbstständig pflegen.
💡 Um mehrere Teilnehmer gleichzeitig per E-Mail einzuladen, fügen Sie in der Eingabemaske eine E-Mail-Adresse pro Zeile ein.
⚠️ Damit der Teilnehmer, welcher per E-Mail eingeladen wurde, vollständig der Organisation hinzugefügt wird, muss dieser die Einladung annehmen. Andernfalls steht er nicht für eine Alarmierung zur Verfügung.
Ich habe eine CSV-Datei
Bei dem Import von Teilnehmern via CSV können Sie eine CSV-Datei hochladen. Enthält diese CSV-Datei eine gültige Kopfzeile, kann das System die Zuordnung der Daten aus den Spalten zu den jeweiligen Daten im System für Sie automatisch vornehmen. Die erfolgte Zuordnung lässt sich im Rahmen des Imports einsehen und gegebenenfalls auch händisch anpassen.
Damit eine automatische Zuordnung erfolgen kann, sollten Sie die folgenden Spaltennamen in Ihrer CSV verwenden:
| Spaltenname | Zuordnung |
|---|---|
| name | Vorname |
| surname | Nachname |
| label | Label |
| device-phone | Gerät - Telefon |
| device-sms | Gerät - SMS |
| device-email | Gerät - E-Mail |
| role | Rolle |
| externalID | Externe ID |
Eine gültige CSV-Datei könnte folgendermaßen aussehen:
email,name,surname,label1,label2,role,device-email,device-phone
jane.doe@groupalarm.com,Jane,Doe,Maschinist,SCBA,Demo Rolle,jane.doe@groupalarm.com,
john.doe@groupalarm.com,John,Doe,,SCBA,,,0049123456789
jimmy.doe@groupalarm.com,Jimmy,Doe,Fahrer,SCBA,Test Rolle,jimmy.doe@groupalarm.com,
Möchten Sie einem Teilnehmer mehrere Labels, Rollen oder Geräte eines Typs zuweisen, können Sie die Spaltennamen nummerieren. Beispiel: label1,label2 oder role1,role2. Bei Teilnehmern, bei denen bestimmte Daten wie Rollen oder Label nicht zutreffen, lassen Sie die Spalten einfach leer. John Doe in dem oben gezeigten Beispiel verfügt nicht über das Label Maschinist und soll keine Rolle sowie Gerät - E-Mail erhalten. Soll ein Teilnehmer bestimmte andere Label oder Rollen der gleichen Anzahl erhalten, müssen Sie dafür keine neue Spalte einfügen. Es ist nicht entscheidend, dass immer das gleiche Label oder die gleiche Rolle pro Spalte eingesetzt wird.
⚠️ Eine Rolle muss in Ihrer Organisation bereits existieren. Andernfalls kann die Rolle nicht zugewiesen werden.
💡 Mithilfe von externalID können Sie Teilnehmern eine feste externe ID zuweisen. Unter Verwendung der Funktion Stammdaten aktualisieren im Bereich Einstellungen können Teilnehmerdaten dann per CSV auch aktualisiert werden.
⚠️ Telefonnummern in der CSV-Datei müssen im Format 0049... eingelesen werden. Um Tabellenkalkulationsprogramme daran zu hindern, vorangestellte Nullen automatisch zu entfernen (aus 0049... wird 49...), können Sie solche Spalten als Text formatieren.
Ich möchte meine Teilnehmer manuell eingeben
Die manuelle Eingabe dient in erster Linie dazu, Teilnehmer ohne E-Mail-Adresse anzulegen. Das kann sinnvoll sein, wenn die Teilnehmer über keine eigene E-Mail-Adresse verfügen. Teilnehmer ohne E-Mail-Adresse können jedoch die GroupAlarm App nicht nutzen.
Teilnehmer
Die Daten der Teilnehmer können Sie im Verlauf des Einladungsvorgangs kontrollieren und bei Bedarf händisch anpassen. Haben Sie bereits Daten z. B. via CSV übergeben, sind die entsprechenden Felder vorab ausgefüllt. Wenn Sie bei der Auswahl Ich möchte meine Teilnehmer manuell eingeben gewählt haben, gelangen Sie ebenfalls direkt zu dieser Ansicht und können die Daten dann händisch einpflegen.
1️⃣ Oberhalb können Sie die E-Mail-Adresse sowie den Namen des Teilnehmers anpassen. Weiterhin lässt sich eine externe ID festlegen. Diese externe ID dient bei einem Import via CSV der eindeutigen Zuordnung der Daten, um eine Aktualisierung zu ermöglichen.
2️⃣ Im Bereich ZUORDNUNG können Sie dem Teilnehmer bereits vorab Labels sowie Berechtigungsrollen zuweisen.
3️⃣ Unter ERREICHBARKEITEN können Sie für den Teilnehmer eine oder mehrere Erreichbarkeiten hinzufügen. Die GroupAlarm App kann nicht als Erreichbarkeit hinterlegt werden. Diese ist automatisch als Erreichbarkeit vorhanden, wenn der Teilnehmer sich in der App anmeldet.
💡 Rufnummern müssen in dem Format mit Landesvorwahl hinterlegt werden (z. B. 0049). Siehe dazu auch der Hinweis jeweils unterhalb des entsprechenden Eingabefeldes.
Einstellungen
Im Schritt Einstellungen können Sie festlegen, wie die Daten verarbeitet werden sollen:
Wird ein Teilnehmer mit einem Label versehen, welches bislang in Ihrer Organisation nicht existiert, wird das Label durch die Funktion Fehlende Labels erstellen beim Hinzufügen des Teilnehmers automatisch erstellt.
Ist das Label in GroupAlarm vorhanden, können Sie mittels Labels automatisch zuordnen dem Teilnehmer das Label durch diese Einstellung automatisch zuweisen.
Mit der Einstellung Stammdaten aktualisieren können Sie die Daten des Teilnehmers aktualisieren, sofern dem Teilnehmer bei der erstmaligen Einladung eine externe ID zugeteilt wurde.
Zugewiesene Daten ersetzen, lässt sich nur in Kombination mit Stammdaten aktualisieren aktivieren. Durch diese Einstellung werden dann alle Labels, Rollen und Erreichbarkeiten gelöscht, welche nicht in der Eingabe vorhanden sind.
❗️ Nehmen Sie Änderungen an Teilnehmern in der GroupAlarm WebApp vor und aktualisieren Sie diese dann später erneut via CSV-Datei mit Zugewiesene Daten ersetzen, werden die Änderungen unter Umständen wieder verworfen. Halten Sie daher Änderungen auch in Ihrer CSV-Datei fest.
Ergebnis
Sobald alle Teilnehmer in GroupAlarm übertragen sind, wird Ihnen das Ergebnis angezeigt. Sie erhalten eine Auflistung, welche Teilnehmer erfolgreich und welche nicht erfolgreich eingeladen wurden.
Mögliche Fehlerquellen für einen fehlgeschlagenen Einladungsvorgang können E-Mail-Adressen darstellen, die bereits in Ihrer Organisation bei Teilnehmern vorhanden sind. Oder im Falle eines Updates die fehlende externe ID, welche zwingend erforderlich ist, damit das System die Daten dem richtigen Teilnehmer zuordnen kann.
Labels zuordnen
In der Zuordnungsmatrix werden die Teilnehmer mit den Labels verbunden. Welcher Teilnehmer hat welche Qualifikationen bzw. welcher Teilnehmer möchte in welcher Rolle alarmiert werden können? Theoretisch kann jeder Teilnehmer in jedem seiner gewählten Labels alarmiert werden. Mithilfe der Suchfunktion können Sie die Teilnehmer nach Namen suchen. Labels werden alphabetisch aufsteigend von links nach rechts angezeigt. Falls nicht alle Labels angezeigt werden, nutzen Sie die Bildlaufleiste am unteren Rand, um nach rechts und links zu scrollen. Um einem Teilnehmer ein Label zuzuordnen, klicken Sie die entsprechende Checkbox an. Der grüne Haken zeigt an, dass ein Teilnehmer diesem Label zugeordnet ist. Um eine Zuordnung wieder zu entfernen, klicken Sie einfach erneut auf die Checkbox. Alle Änderungen werden automatisch gespeichert.
Aktualisiert am: 04/09/2024
Danke!