Termine
Dieses Modul ist eine optionale Erweiterung und muss zunächst aktiviert werden.
Innerhalb der Terminübersicht Ihrer Organisation sehen Sie alle Termine, die innerhalb des nächsten Monats anstehen.
Wählen Sie über die oben rechts vorhandene Auswahl einen beliebigen anderen Zeitraum aus, um weitere Termine anzuzeigen.
An dieser Stelle können Sie außerdem einstellen, ob weitere Spalten (z. B. mit der Wiederholungsfrequenz eines Termins) angezeigt werden sollen.
Jeder Teilnehmer hat eine eigene Terminübersicht in seinem Profil. Öffnen Sie dazu Ihr Profilmenü und klicken Sie auf die Schaltfläche Termine.
Im Anschluss erhalten Sie eine Übersicht aller Termine aus allen Organisationen, zu denen Sie eingeladen worden sind oder selbst eingeladen haben.
Über die Schaltfläche TEILEN oben links erhalten Sie Zugriff auf einen iCal-Export Ihrer persönlichen Termine.
Diese URL können Sie z. B. im Google Kalender, in Outlook oder Ihrem mobilen Kalender hinterlegen, um stets alle Termine aus GroupAlarm in Ihrem persönlichen Hauptkalender hinterlegt zu haben.
Benötigen Sie weitere Informationen zu einem Termin oder möchten Ihre Rückmeldung ändern, so klicken Sie einfach innerhalb der Terminübersicht auf einen einzelnen Termin.
Auf der Detailseite erhalten Sie die Beschreibung eines Termins, sehen das Start- und Enddatum und die Wiederholungen der Terminserie.
Zudem erhalten Sie hier auch eine Übersicht aller eingeladenen Teilnehmer inklusive ihrer Rückmeldung.
Zum Anlegen eines neuen Termins öffnen Sie die entsprechende Ansicht über die Schaltfläche TERMIN ANLEGEN in der gewünschten Organisation.
1️⃣ Unter Terminangaben können Sie dem Termin einen Namen sowie eine kurze Beschreibung hinzufügen. Zudem legen Sie fest, welche Teilnehmer Sie in den Termin einladen möchten. Neben einzelnen Teilnehmern haben Sie auch die Möglichkeit, die Teilnehmer eines Labels gesammelt einzuladen. Siehe dazu Teilnehmer über Labels einladen.
2️⃣ Den Terminzeitpunkt legen Sie unter Datum und Uhrzeit fest. Dazu können Sie Start und Ende Ihres Termins jeweils separat mit Datum und Uhrzeit definieren. Außerdem können Sie festlegen, ob Sie einen Serientermin erstellen möchten. Der Turnus der Wiederholungen lässt sich individuell festlegen. Siehe dazu auch Wiederkehrende Termine.
3️⃣ Über Erweiterte Einstellungen haben Sie die Möglichkeit den Zeitpunkt der Einladung zu bestimmen. Standardmäßig werden Teilnehmer sofort mit der Erstellung des Termins eingeladen. Wenn Sie den Zeitpunkt der Einladung jedoch vorab planen möchten, können Sie den entsprechenden Zeitpunkt individuell festlegen.
Zudem können Sie den Teilnehmern eine Erinnerung für den Termin zukommen lassen. Dies ist insbesondere für Serientermine hilfreich. Dabei können Sie aus verschiedenen vordefinierten Zeiten wählen. So kann die Erinnerung zum Terminzeitpunkt erfolgen oder bis hin zu einer Woche vor dem Termin.
4️⃣ Die Funktion Der Termin wird im öffentlichen Kalender angezeigt ermöglicht es Ihnen, Termine als öffentlich zu markieren. Solche Termine können dann in einem öffentlichen Kalender Ihrer Organisation bereitgestellt werden. Dazu können die Termine in der Übersicht der Termine über ÖFFENTLICHE TERMINE TEILEN als iCal exportiert werden. Rückmeldungen Ihrer Teilnehmer sowie nicht öffentliche Termine sind in dieser Ansicht nicht enthalten.
Einen Termin können Sie einfach über das entsprechende Symbol innerhalb der Terminübersicht bearbeiten, insofern Sie die dafür notwendigen Rechte besitzen.
Bei wiederkehrenden Terminen haben Sie die Auswahl, ob ein einzelner Termin, der gewählte Termin und alle nachfolgenden Termine oder alle Termine der Serie bearbeitet werden sollen.
Bearbeiten Sie alle Termine einer Serie, können Start- und Enddatum nicht angepasst werden.
Im Anschluss erhalten alle neu eingeladenen Teilnehmer automatisch eine Einladung, alle entfernten Teilnehmer eine Absage und alle anderen Teilnehmer eine Aktualisierung zu diesem Termin.
Haben Sie einen eigenen Benachrichtigungszeitpunkt festgelegt, so erhalten ausschließlich die Teilnehmer, die die Einladung bereits angenommen haben, eine Information zu der Änderung basierend auf ihren Benachrichtigungseinstellungen.
Einen Termin können Sie einfach über das entsprechende Symbol innerhalb der Terminübersicht löschen, sofern Sie die dafür notwendigen Rechte besitzen.
Bei wiederkehrenden Terminen haben Sie die Auswahl, ob ein einzelner Termin, der gewählte Termin und alle nachfolgenden Termine oder alle Termine der Serie gelöscht werden sollen.
Die hier getroffene Entscheidung ist endgültig und kann nicht rückgängig gemacht werden.
Im Anschluss erhalten alle eingeladenen Teilnehmer automatisch eine Absage zu diesem Termin.
Haben Sie einen eigenen Benachrichtigungszeitpunkt festgelegt, so erhalten ausschließlich die Teilnehmer, die die Einladung bereits angenommen haben, diese Absage basierend auf ihren Benachrichtigungseinstellungen.
Zusätzlich oder alternativ zur direkten Einladung von Teilnehmern können Sie beliebige Labels zu einem Termin hinzufügen.
Dadurch werden alle Teilnehmer, denen mindestens eines dieser Labels zugewiesen ist, automatisch zum Termin eingeladen.
Optional können Sie auch die automatische Synchronisation der Teilnehmer aktivieren. Dadurch werden Teilnehmer, die erst später eines der eingeladenen Labels erhalten, automatisch zum Termin eingeladen. Gleichzeitig werden Teilnehmer, denen alle der eingeladenen Labels entzogen werden, automatisch vom Termin ausgeladen.
Ist diese Funktion nicht aktiv, werden die Teilnehmer der Labels nur beim Erstellen und jeder späteren Bearbeitung des Termins aktualisiert.
Ist ein Teilnehmer gleichzeitig direkt und über ein Label zum Termin eingeladen, so hat die direkte Einladung Vorrang vor der Einladung über ein Label.
Wird ein Label gelöscht, welches noch in einem Termin ohne Synchronisation verwendet wird, so werden alle bereits über dieses Label eingeladenen Teilnehmer beibehalten. Da vor dem Entfernen eines Labels alle Teilnehmer von diesem entfernt werden müssen, werden diese bei aktiver Synchronisation ebenfalls vom Termin ausgeladen.
Standardmäßig erhalten Sie alle Termineinladungen als Push-Benachrichtigung in der mobilen App und per E-Mail.
Diese Einstellungen können Sie jederzeit in Ihrem Profil unter Einstellungen anpassen.
Wiederkehrende Termine eignen sich besonders für regelmäßig auftretende Veranstaltungen wie Besprechungen und Schulungen.
Konfigurieren Sie wie gewohnt einen neuen oder bereits bestehenden Termin und wählen Sie im Bereich Wiederholung aus einer vordefinierten Einstellung oder richten Sie die Wiederholungen manuell über den Punkt Benutzerdefiniert ein.
Die folgenden Wiederholungen eines Termins sind möglich:
tägliche Termine
wöchentliche Termine an einem oder mehreren Wochentagen
monatliche Termine
am ausgewählten Tag des Monats
am ausgewählten Wochentag in einer beliebigen Woche
jährliche Termine
Zusätzlich kann stets ein Intervall festgelegt werden, in welchem die Termine auftreten sollen. Somit kann ein Termin z. B. statt in jeder Woche nur in jeder zweiten Woche stattfinden.
Zusätzlich ist eine Auswahl der folgenden Abbruchkriterien möglich.
Anzahl der Termine (z. B. max. 3 Termine)
Letzter Termin (z. B. eine Serie bis zum 31.12.)
Auch bei wiederkehrenden Terminen können Ihre Teilnehmer Zu- oder Absagen versenden. Die zuerst getroffene Wahl wird dabei als Standardantwort für alle Termine innerhalb der Serie verwendet.
Ist die Teilnahme an einem einzelnen Termin nicht möglich, so kann der Teilnehmer seine Rückmeldung wie gewohnt für diesen einzelnen Termin ändern.
Ist ein Termin kalendarisch nicht möglich, so wird er auf den letztmöglichen Tag gelegt.
Ein jeweils am 31. des Monats auftretender Termin wird damit bereits am 30.04. angesetzt.
Terminübersicht
Innerhalb der Terminübersicht Ihrer Organisation sehen Sie alle Termine, die innerhalb des nächsten Monats anstehen.
Wählen Sie über die oben rechts vorhandene Auswahl einen beliebigen anderen Zeitraum aus, um weitere Termine anzuzeigen.
An dieser Stelle können Sie außerdem einstellen, ob weitere Spalten (z. B. mit der Wiederholungsfrequenz eines Termins) angezeigt werden sollen.
Persönliche Terminübersicht
Jeder Teilnehmer hat eine eigene Terminübersicht in seinem Profil. Öffnen Sie dazu Ihr Profilmenü und klicken Sie auf die Schaltfläche Termine.
Im Anschluss erhalten Sie eine Übersicht aller Termine aus allen Organisationen, zu denen Sie eingeladen worden sind oder selbst eingeladen haben.
iCal Export
Über die Schaltfläche TEILEN oben links erhalten Sie Zugriff auf einen iCal-Export Ihrer persönlichen Termine.
Diese URL können Sie z. B. im Google Kalender, in Outlook oder Ihrem mobilen Kalender hinterlegen, um stets alle Termine aus GroupAlarm in Ihrem persönlichen Hauptkalender hinterlegt zu haben.
Termindetails
Benötigen Sie weitere Informationen zu einem Termin oder möchten Ihre Rückmeldung ändern, so klicken Sie einfach innerhalb der Terminübersicht auf einen einzelnen Termin.
Auf der Detailseite erhalten Sie die Beschreibung eines Termins, sehen das Start- und Enddatum und die Wiederholungen der Terminserie.
Zudem erhalten Sie hier auch eine Übersicht aller eingeladenen Teilnehmer inklusive ihrer Rückmeldung.
Termine anlegen
Zum Anlegen eines neuen Termins öffnen Sie die entsprechende Ansicht über die Schaltfläche TERMIN ANLEGEN in der gewünschten Organisation.
1️⃣ Unter Terminangaben können Sie dem Termin einen Namen sowie eine kurze Beschreibung hinzufügen. Zudem legen Sie fest, welche Teilnehmer Sie in den Termin einladen möchten. Neben einzelnen Teilnehmern haben Sie auch die Möglichkeit, die Teilnehmer eines Labels gesammelt einzuladen. Siehe dazu Teilnehmer über Labels einladen.
2️⃣ Den Terminzeitpunkt legen Sie unter Datum und Uhrzeit fest. Dazu können Sie Start und Ende Ihres Termins jeweils separat mit Datum und Uhrzeit definieren. Außerdem können Sie festlegen, ob Sie einen Serientermin erstellen möchten. Der Turnus der Wiederholungen lässt sich individuell festlegen. Siehe dazu auch Wiederkehrende Termine.
3️⃣ Über Erweiterte Einstellungen haben Sie die Möglichkeit den Zeitpunkt der Einladung zu bestimmen. Standardmäßig werden Teilnehmer sofort mit der Erstellung des Termins eingeladen. Wenn Sie den Zeitpunkt der Einladung jedoch vorab planen möchten, können Sie den entsprechenden Zeitpunkt individuell festlegen.
Zudem können Sie den Teilnehmern eine Erinnerung für den Termin zukommen lassen. Dies ist insbesondere für Serientermine hilfreich. Dabei können Sie aus verschiedenen vordefinierten Zeiten wählen. So kann die Erinnerung zum Terminzeitpunkt erfolgen oder bis hin zu einer Woche vor dem Termin.
4️⃣ Die Funktion Der Termin wird im öffentlichen Kalender angezeigt ermöglicht es Ihnen, Termine als öffentlich zu markieren. Solche Termine können dann in einem öffentlichen Kalender Ihrer Organisation bereitgestellt werden. Dazu können die Termine in der Übersicht der Termine über ÖFFENTLICHE TERMINE TEILEN als iCal exportiert werden. Rückmeldungen Ihrer Teilnehmer sowie nicht öffentliche Termine sind in dieser Ansicht nicht enthalten.
Termine bearbeiten
Einen Termin können Sie einfach über das entsprechende Symbol innerhalb der Terminübersicht bearbeiten, insofern Sie die dafür notwendigen Rechte besitzen.
Bei wiederkehrenden Terminen haben Sie die Auswahl, ob ein einzelner Termin, der gewählte Termin und alle nachfolgenden Termine oder alle Termine der Serie bearbeitet werden sollen.
Bearbeiten Sie alle Termine einer Serie, können Start- und Enddatum nicht angepasst werden.
Im Anschluss erhalten alle neu eingeladenen Teilnehmer automatisch eine Einladung, alle entfernten Teilnehmer eine Absage und alle anderen Teilnehmer eine Aktualisierung zu diesem Termin.
Haben Sie einen eigenen Benachrichtigungszeitpunkt festgelegt, so erhalten ausschließlich die Teilnehmer, die die Einladung bereits angenommen haben, eine Information zu der Änderung basierend auf ihren Benachrichtigungseinstellungen.
Termine löschen
Einen Termin können Sie einfach über das entsprechende Symbol innerhalb der Terminübersicht löschen, sofern Sie die dafür notwendigen Rechte besitzen.
Bei wiederkehrenden Terminen haben Sie die Auswahl, ob ein einzelner Termin, der gewählte Termin und alle nachfolgenden Termine oder alle Termine der Serie gelöscht werden sollen.
Die hier getroffene Entscheidung ist endgültig und kann nicht rückgängig gemacht werden.
Im Anschluss erhalten alle eingeladenen Teilnehmer automatisch eine Absage zu diesem Termin.
Haben Sie einen eigenen Benachrichtigungszeitpunkt festgelegt, so erhalten ausschließlich die Teilnehmer, die die Einladung bereits angenommen haben, diese Absage basierend auf ihren Benachrichtigungseinstellungen.
Teilnehmer über Labels einladen
Zusätzlich oder alternativ zur direkten Einladung von Teilnehmern können Sie beliebige Labels zu einem Termin hinzufügen.
Dadurch werden alle Teilnehmer, denen mindestens eines dieser Labels zugewiesen ist, automatisch zum Termin eingeladen.
Optional können Sie auch die automatische Synchronisation der Teilnehmer aktivieren. Dadurch werden Teilnehmer, die erst später eines der eingeladenen Labels erhalten, automatisch zum Termin eingeladen. Gleichzeitig werden Teilnehmer, denen alle der eingeladenen Labels entzogen werden, automatisch vom Termin ausgeladen.
Ist diese Funktion nicht aktiv, werden die Teilnehmer der Labels nur beim Erstellen und jeder späteren Bearbeitung des Termins aktualisiert.
Ist ein Teilnehmer gleichzeitig direkt und über ein Label zum Termin eingeladen, so hat die direkte Einladung Vorrang vor der Einladung über ein Label.
Wird ein Label gelöscht, welches noch in einem Termin ohne Synchronisation verwendet wird, so werden alle bereits über dieses Label eingeladenen Teilnehmer beibehalten. Da vor dem Entfernen eines Labels alle Teilnehmer von diesem entfernt werden müssen, werden diese bei aktiver Synchronisation ebenfalls vom Termin ausgeladen.
Benachrichtigungen
Standardmäßig erhalten Sie alle Termineinladungen als Push-Benachrichtigung in der mobilen App und per E-Mail.
Diese Einstellungen können Sie jederzeit in Ihrem Profil unter Einstellungen anpassen.
Wiederkehrende Termine
Wiederkehrende Termine eignen sich besonders für regelmäßig auftretende Veranstaltungen wie Besprechungen und Schulungen.
Konfigurieren Sie wie gewohnt einen neuen oder bereits bestehenden Termin und wählen Sie im Bereich Wiederholung aus einer vordefinierten Einstellung oder richten Sie die Wiederholungen manuell über den Punkt Benutzerdefiniert ein.
Die folgenden Wiederholungen eines Termins sind möglich:
tägliche Termine
wöchentliche Termine an einem oder mehreren Wochentagen
monatliche Termine
am ausgewählten Tag des Monats
am ausgewählten Wochentag in einer beliebigen Woche
jährliche Termine
Zusätzlich kann stets ein Intervall festgelegt werden, in welchem die Termine auftreten sollen. Somit kann ein Termin z. B. statt in jeder Woche nur in jeder zweiten Woche stattfinden.
Zusätzlich ist eine Auswahl der folgenden Abbruchkriterien möglich.
Anzahl der Termine (z. B. max. 3 Termine)
Letzter Termin (z. B. eine Serie bis zum 31.12.)
Rückmeldung der Teilnehmer
Auch bei wiederkehrenden Terminen können Ihre Teilnehmer Zu- oder Absagen versenden. Die zuerst getroffene Wahl wird dabei als Standardantwort für alle Termine innerhalb der Serie verwendet.
Ist die Teilnahme an einem einzelnen Termin nicht möglich, so kann der Teilnehmer seine Rückmeldung wie gewohnt für diesen einzelnen Termin ändern.
Verhalten bei besonderen Daten
Ist ein Termin kalendarisch nicht möglich, so wird er auf den letztmöglichen Tag gelegt.
Ein jeweils am 31. des Monats auftretender Termin wird damit bereits am 30.04. angesetzt.
Aktualisiert am: 05/09/2024
Danke!