Dokumentenspeicher
Der Dokumentenspeicher ermöglicht es Ihnen, Dateien zu GroupAlarm hochzuladen, um diese dann etwa im Rahmen von Alarmen Teilnehmern zur Verfügung stellen zu können. Ein mögliches Anwendungsbeispiel wären Lagepläne.
Als Administrator finden Sie den Dokumentenspeicher unter Admin ⇾ Dokumente.
Wie Sie Ihren Dokumentenspeicher optional über die API-Schnittstelle von GroupAlarm administrieren, erfahren Sie hier.
Teilnehmer können die für sie freigegebenen Dokumentenspeicher unter Alarmierung ⇾ Dokumente einsehen. Außerdem stehen einzelne Dokumente in der GroupAlarm App in einem Alarm zur Verfügung, wenn der verknüpfte Dokumentenschlüssel bei der Alarmierung angegeben wurde.
1️⃣ Um den Dokumentenspeicher nutzen zu können, müssen Sie zunächst einen Speicher über DOKUMENTENSPEICHER ANLEGEN buchen. Hier haben Sie die Auswahl zwischen drei Paketen:
1 GB zu 2,99 € / Monat
5 GB zu 9,99 € / Monat
10 GB zu 14,99 €/ Monat
Um den Dokumentenspeicher testen zu können, haben Sie bei der Ersteinrichtung einmalig die Möglichkeit einen kostenlosen Speicher in der Größe von 50 MB zu buchen. Dieser ist unbegrenzt nutzbar.
⚠️ Wurde bereits zuvor ein kostenpflichtiger Speicher gebucht, steht der kostenlose Testspeicher nicht länger zur Auswahl.
⚠️ Ein Dokumentenspeicher kann später nur vergrößert werden. Eine Verkleinerung ist nicht möglich. Vergrößern Sie den kostenlosen Speicher, wird dieser in einen kostenpflichtigen Speicher umgewandelt.
💡 Die Einrichtungsseite eines Dokumentenspeichers ist praktisch identisch zu der Bearbeitungsansicht. Unter Dokumentenspeicher bearbeiten wird diese näher erläutert.
2️⃣ Unter Dokumentenspeicher werden Ihnen alle Dokumentenspeicher aufgelistet, welche Sie gebucht haben.
Um den Inhalt eines Dokumentenspeichers einsehen und um Dateien hochladen zu können, klicken Sie bitte den Namen des jeweiligen Speichers an. Details zum Verwalten Ihres Dokumentenspeichers erfahren Sie unter Dokumentenspeicher verwalten.
Über das Stiftsymbol lässt sich die Konfiguration des jeweiligen Speichers anpassen. Details dazu finden Sie unter Dokumentenspeicher bearbeiten.
Der rote Papierkorb erlaubt es Ihnen, einen Dokumentenspeicher wieder zu löschen. Durch das Löschen wird der Dokumentenspeicher dann ab dem nächsten Abrechnungszeitraum nicht länger berechnet.
❗️ Das Löschen eines Dokumentenspeichers ist unwiderruflich. Alle in dem Speicher hinterlegten Daten gehen mit der Löschung verloren.
3️⃣ Unter Dokumentenschlüssel können Schlüssel erstellt werden, welche Sie gezielt einzelnen Dokumenten in Ihrem Speicher zuteilen können. Geben Sie einen solchen Schlüssel dann bei einer Alarmierung an, werden automatisch die entsprechenden Dokumente, die mit dem Schlüssel versehen wurden, bereitgestellt.
Die Dokumentenschlüssel können ähnlich wie der Einsatzort als Zusätzliche Informationen bei der händischen Auslösung von Alarmen oder dem Element Alarm auslösen im Flow, sowie im Rahmen von Alarmvorlagen angegeben werden.
1️⃣ Da Sie mehrere Dokumentenspeicher gleichzeitig nutzen können, lässt sich zur besseren Übersicht ein Dokumentenspeicher mit einem Namen und einer Beschreibung versehen.
2️⃣ Mit der Größe des Dokumentenspeichers definieren Sie, wie viel Speicherplatz Ihnen in dem jeweiligen Dokumentenspeicher zur Verfügung steht. An dieser Stelle können Sie den Speicher auch erweitern. Dazu muss lediglich die entsprechende Speichergröße ausgewählt werden. Der gewünschte Plan wird durch die Auswahl blau hinterlegt und durch DOKUMENTENSPEICHER AKTUALISIEREN gebucht.
3️⃣ Die Berechtigungen eines Dokumentenspeichers ermöglichen es Ihnen festzulegen, welche Teilnehmer dazu berechtigt sein sollen, diesen speziellen Dokumentenspeicher und die darin enthaltenen Dokumente sehen und bearbeiten zu können.
Standardmäßig hat jeder Teilnehmer Ihrer Organisation Lese- und Schreibzugriff. Wenn Sie die Rechte für alle Teilnehmer einschränken möchten, muss mindestens ein Teilnehmer für Lese- und Schreibzugriff und wahlweise für den exklusiven Lesezugriff hinterlegt werden.
Wenn Sie einem einzelnen Teilnehmer generellen Zugriff auf alle Dokumentenspeicher erteilen möchten, können Sie dazu auch eine entsprechende Berechtigungsrolle mit dem Service Dokumentenspeicher erstellen. Details zu Berechtigungen erfahren finden Sie hier.
4️⃣ Über DOKUMENTENSPEICHER AKTUALISIEREN können Sie die vorgenommenen Einstellungen übernehmen. Ein eventuell gewähltes Upgrade Ihres Dokumentenspeichers wird damit automatisch gebucht.
1️⃣ Um Dateien in Ihren Dokumentenspeicher hochzuladen, klicken Sie in der Übersicht der Dokumentenspeicher einfach den gewünschten Speicher an und wählen DOKUMENT HOCHLADEN. In der darauffolgenden Ansicht können Sie dann die Datei auf Ihrem Rechner auswählen sowie bereits mit einem Dokumentenschlüssel versehen.
Um die Dateien in Ihrem Speicher organisieren zu können, haben Sie außerdem die Möglichkeit Ordner zu erstellen, ähnlich einem normalen Dateisystem.
2️⃣ Unterhalb des Speichernamens finden Sie eine Auflistung aller in dem Dokumentenspeicher hinterlegter Ordner und Dateien.
Über die Symbole auf der rechten Seite lassen sich die Dokumente verwalten.
Das Downloadicon ermöglicht es Ihnen, die Datei herunterzuladen.
Über das Stiftsymbol können Sie die Datei umbenennen sowie die verknüpften Dokumentenschlüssel anpassen.
Mit dem roten Papierkorb können Sie die Datei löschen.
Als Administrator finden Sie den Dokumentenspeicher unter Admin ⇾ Dokumente.
Wie Sie Ihren Dokumentenspeicher optional über die API-Schnittstelle von GroupAlarm administrieren, erfahren Sie hier.
Teilnehmer können die für sie freigegebenen Dokumentenspeicher unter Alarmierung ⇾ Dokumente einsehen. Außerdem stehen einzelne Dokumente in der GroupAlarm App in einem Alarm zur Verfügung, wenn der verknüpfte Dokumentenschlüssel bei der Alarmierung angegeben wurde.
1️⃣ Um den Dokumentenspeicher nutzen zu können, müssen Sie zunächst einen Speicher über DOKUMENTENSPEICHER ANLEGEN buchen. Hier haben Sie die Auswahl zwischen drei Paketen:
1 GB zu 2,99 € / Monat
5 GB zu 9,99 € / Monat
10 GB zu 14,99 €/ Monat
Um den Dokumentenspeicher testen zu können, haben Sie bei der Ersteinrichtung einmalig die Möglichkeit einen kostenlosen Speicher in der Größe von 50 MB zu buchen. Dieser ist unbegrenzt nutzbar.
⚠️ Wurde bereits zuvor ein kostenpflichtiger Speicher gebucht, steht der kostenlose Testspeicher nicht länger zur Auswahl.
⚠️ Ein Dokumentenspeicher kann später nur vergrößert werden. Eine Verkleinerung ist nicht möglich. Vergrößern Sie den kostenlosen Speicher, wird dieser in einen kostenpflichtigen Speicher umgewandelt.
💡 Die Einrichtungsseite eines Dokumentenspeichers ist praktisch identisch zu der Bearbeitungsansicht. Unter Dokumentenspeicher bearbeiten wird diese näher erläutert.
2️⃣ Unter Dokumentenspeicher werden Ihnen alle Dokumentenspeicher aufgelistet, welche Sie gebucht haben.
Um den Inhalt eines Dokumentenspeichers einsehen und um Dateien hochladen zu können, klicken Sie bitte den Namen des jeweiligen Speichers an. Details zum Verwalten Ihres Dokumentenspeichers erfahren Sie unter Dokumentenspeicher verwalten.
Über das Stiftsymbol lässt sich die Konfiguration des jeweiligen Speichers anpassen. Details dazu finden Sie unter Dokumentenspeicher bearbeiten.
Der rote Papierkorb erlaubt es Ihnen, einen Dokumentenspeicher wieder zu löschen. Durch das Löschen wird der Dokumentenspeicher dann ab dem nächsten Abrechnungszeitraum nicht länger berechnet.
❗️ Das Löschen eines Dokumentenspeichers ist unwiderruflich. Alle in dem Speicher hinterlegten Daten gehen mit der Löschung verloren.
3️⃣ Unter Dokumentenschlüssel können Schlüssel erstellt werden, welche Sie gezielt einzelnen Dokumenten in Ihrem Speicher zuteilen können. Geben Sie einen solchen Schlüssel dann bei einer Alarmierung an, werden automatisch die entsprechenden Dokumente, die mit dem Schlüssel versehen wurden, bereitgestellt.
Die Dokumentenschlüssel können ähnlich wie der Einsatzort als Zusätzliche Informationen bei der händischen Auslösung von Alarmen oder dem Element Alarm auslösen im Flow, sowie im Rahmen von Alarmvorlagen angegeben werden.
Dokumentenspeicher bearbeiten
1️⃣ Da Sie mehrere Dokumentenspeicher gleichzeitig nutzen können, lässt sich zur besseren Übersicht ein Dokumentenspeicher mit einem Namen und einer Beschreibung versehen.
2️⃣ Mit der Größe des Dokumentenspeichers definieren Sie, wie viel Speicherplatz Ihnen in dem jeweiligen Dokumentenspeicher zur Verfügung steht. An dieser Stelle können Sie den Speicher auch erweitern. Dazu muss lediglich die entsprechende Speichergröße ausgewählt werden. Der gewünschte Plan wird durch die Auswahl blau hinterlegt und durch DOKUMENTENSPEICHER AKTUALISIEREN gebucht.
3️⃣ Die Berechtigungen eines Dokumentenspeichers ermöglichen es Ihnen festzulegen, welche Teilnehmer dazu berechtigt sein sollen, diesen speziellen Dokumentenspeicher und die darin enthaltenen Dokumente sehen und bearbeiten zu können.
Standardmäßig hat jeder Teilnehmer Ihrer Organisation Lese- und Schreibzugriff. Wenn Sie die Rechte für alle Teilnehmer einschränken möchten, muss mindestens ein Teilnehmer für Lese- und Schreibzugriff und wahlweise für den exklusiven Lesezugriff hinterlegt werden.
Wenn Sie einem einzelnen Teilnehmer generellen Zugriff auf alle Dokumentenspeicher erteilen möchten, können Sie dazu auch eine entsprechende Berechtigungsrolle mit dem Service Dokumentenspeicher erstellen. Details zu Berechtigungen erfahren finden Sie hier.
4️⃣ Über DOKUMENTENSPEICHER AKTUALISIEREN können Sie die vorgenommenen Einstellungen übernehmen. Ein eventuell gewähltes Upgrade Ihres Dokumentenspeichers wird damit automatisch gebucht.
Dokumentenspeicher verwalten
1️⃣ Um Dateien in Ihren Dokumentenspeicher hochzuladen, klicken Sie in der Übersicht der Dokumentenspeicher einfach den gewünschten Speicher an und wählen DOKUMENT HOCHLADEN. In der darauffolgenden Ansicht können Sie dann die Datei auf Ihrem Rechner auswählen sowie bereits mit einem Dokumentenschlüssel versehen.
Um die Dateien in Ihrem Speicher organisieren zu können, haben Sie außerdem die Möglichkeit Ordner zu erstellen, ähnlich einem normalen Dateisystem.
2️⃣ Unterhalb des Speichernamens finden Sie eine Auflistung aller in dem Dokumentenspeicher hinterlegter Ordner und Dateien.
Über die Symbole auf der rechten Seite lassen sich die Dokumente verwalten.
Das Downloadicon ermöglicht es Ihnen, die Datei herunterzuladen.
Über das Stiftsymbol können Sie die Datei umbenennen sowie die verknüpften Dokumentenschlüssel anpassen.
Mit dem roten Papierkorb können Sie die Datei löschen.
Aktualisiert am: 10/09/2024
Danke!