Flowbeispiel - Bericht per E-Mail versenden
Mithilfe eines Flows lassen sich die Alarmdetails oder der Abschlussbericht zu einem Alarm automatisiert als PDF per E-Mail versenden. In unserem Beispiel verwenden wir den Abschlussbericht mit dem vollständigen Feedback der Teilnehmer. Dies setzt voraus, dass als Triggerelement Alarm geschlossen verwendet wird, da der Abschlussbericht immer erst mit dem Schließen des Alarms erstellt wird. Wenn nur die Alarmdetails zugestellt werden sollen, kann alternativ als Trigger auch Alarm ausgelöst verwendet werden. Die weiteren notwendigen Elemente sind Zusammenfügen von Zeichenketten und E-Mail senden.
Konfiguration
1️⃣ Um den Bericht abzurufen, wird ein Aufruf auf die API Schnittstelle von GroupAlarm gemacht. Dazu kann im Element Zusammenfügen von Zeichenketten über das Vorlagensymbol die entsprechende Vorlage der jeweiligen URL eingefügt werden. Die URL beinhaltet Variablen, welche über die jeweiligen Input-Funktionen befüllt werden müssen.
2️⃣ Die Alarm-ID wird benötigt, um den jeweils passenden Bericht erhalten zu können. Über die Input-Funktion kann die Alarm-ID aus dem Trigger Alarm geschlossen bezogen werden.
3️⃣ Das API-Token dient der Authentifizierung. Nur mit einem gültigen API-Token lassen sich Informationen von der API abrufen. In einem Flow ist das API-Token grundsätzlich durch die Zugehörigkeit zur Organisation vorhanden und kann aus den Organisationsvariablen bezogen werden.
4️⃣ Im Element E-Mail senden werden zunächst die Empfänger festgelegt. Dazu können E-Mail-Adressen oder vorhandene Teilnehmer eingetragen werden.
5️⃣ Die Felder für Betreff und Nachricht der E-Mail müssen befüllt sein, da diese für eine gültige E-Mail erforderlich sind. Hier kann jeweils ein beliebiger Text eingesetzt werden.
6️⃣ Der Bericht selbst wird als Anhang der E-Mail beigefügt. Hierzu wird Anhang anfügen aktiviert und über die Input-Funktion die URL aus dem Zusammenfügen für Zeichenketten bezogen. Der E-Mail wird dann automatisch durch das System der Bericht als PDF angefügt. Der Name des Anhangs kann optional vergeben werden.
Konfiguration
1️⃣ Um den Bericht abzurufen, wird ein Aufruf auf die API Schnittstelle von GroupAlarm gemacht. Dazu kann im Element Zusammenfügen von Zeichenketten über das Vorlagensymbol die entsprechende Vorlage der jeweiligen URL eingefügt werden. Die URL beinhaltet Variablen, welche über die jeweiligen Input-Funktionen befüllt werden müssen.
2️⃣ Die Alarm-ID wird benötigt, um den jeweils passenden Bericht erhalten zu können. Über die Input-Funktion kann die Alarm-ID aus dem Trigger Alarm geschlossen bezogen werden.
3️⃣ Das API-Token dient der Authentifizierung. Nur mit einem gültigen API-Token lassen sich Informationen von der API abrufen. In einem Flow ist das API-Token grundsätzlich durch die Zugehörigkeit zur Organisation vorhanden und kann aus den Organisationsvariablen bezogen werden.
4️⃣ Im Element E-Mail senden werden zunächst die Empfänger festgelegt. Dazu können E-Mail-Adressen oder vorhandene Teilnehmer eingetragen werden.
5️⃣ Die Felder für Betreff und Nachricht der E-Mail müssen befüllt sein, da diese für eine gültige E-Mail erforderlich sind. Hier kann jeweils ein beliebiger Text eingesetzt werden.
6️⃣ Der Bericht selbst wird als Anhang der E-Mail beigefügt. Hierzu wird Anhang anfügen aktiviert und über die Input-Funktion die URL aus dem Zusammenfügen für Zeichenketten bezogen. Der E-Mail wird dann automatisch durch das System der Bericht als PDF angefügt. Der Name des Anhangs kann optional vergeben werden.
Aktualisiert am: 30/01/2024
Danke!