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Personalplanung

Die Personalplanung ermöglicht es Ihnen als Administrator einer Organisation, Ihre Teilnehmer bedarfsorientiert einzuplanen. Die Teilnehmer haben dabei die Möglichkeit, eine Rückmeldung zu geben, ob sie zu den geplanten Zeiträumen zur Verfügung stehen können. Abschließend können Sie als Administrator dann entscheiden, welche Teilnehmer verbindlich zugeteilt werden sollen.

💡 Die Personalpläne sind Teil der kostenlosen Erweiterung Schichtpläne, welche Sie unter Admin → Erweiterungen Ihrer Organisation hinzufügen können.

💡 Im Gegensatz zu den Schichtplänen haben Personalpläne keine Auswirkung auf die Alarmierbarkeit von Teilnehemern.

Personalplan anlegen

Um Vorlagen im Kalender erstellen zu können, müssen Sie zunächst einen Personalplan erstellen. In unserem Beispiel orientieren wir uns an einem Zwei-Schicht-System, wie es im Rettungsdienst üblich ist. Um einen neuen Personalplan zu erstellen, wählen Sie oberhalb Personalplan anlegen.

Um nun eine Vorlage für Ihren soeben erstellten Personalplan anzulegen, klicken Sie einfach auf eine beliebige Stelle im Kalender oder ziehen Sie den Zeitraum direkt mit der Maus an die Stelle im Kalender, wo Sie die Vorlage hinzufügen möchten.

💡 Wenn Sie mehrere Personalpläne angelegt haben, erhalten Sie automatisch eine Abfrage, für welchen Personalplan die Vorlage erstellt werden soll.

1️⃣ Jeder Vorlage können Sie zur besseren Übersicht einen Namen und eine Beschreibung hinzufügen. In unserem Beispiel erstellen wir hier zunächst die Tagschicht.

2️⃣ In diesem Bereich definieren Sie die Zeiten für die Vorlage.

Gültig ab: Definiert das Datum, ab welchem die Vorlage gelten soll.
Mehrtägig: Erlaubt es Ihnen, den Zeitraum über mehrere Tage auszudehnen. Ein Hochstufen fügt dem Zeitraum immer 24 Stunden pro Stufe zwischen Start- und Endzeit hinzu.
Startzeit / Endzeit: Mit diesen beiden Feldern definieren Sie den exakten Zeitraum am definierten Tag.
Turnus: Der Turnus ermöglicht es Ihnen, der Vorlage eine Wiederholung hinzuzufügen. Wenn die Vorlage nur einmalig gelten soll, lassen Sie den Wert auf Null. Eins wäre in dem Fall dann jeden Tag, zwei jeden zweiten Tag etc.
Gültig am: Gültig am kommt zum Tragen, wenn der Turnus über eins liegt. Hier können Sie dann zusätzlich definieren, welche der Tage im Turnus gesetzt werden sollen.

3️⃣ Unter Ressourcen geben Sie dann die Teilnehmer an, welche Sie einplanen möchten. Hierbei können Sie entweder die Teilnehmer direkt zuteilen oder via Label mit einer entsprechend benötigten Personalstärke.

Nachdem Sie die Vorlagen erstellt haben, können Sie diese über das Pfeilsymbol an der jeweiligen Vorlage einzeln veröffentlichen. Oder alternativ über den Button Personalpläne veröffentlichen für einen festgelegten Zeitraum mehrere Vorlagen gesammelt veröffentlichen. Das Veröffentlichen bewirkt, dass die zugewiesenen Teilnehmer informiert werden und eine Rückmeldung geben können, ob sie zur Verfügung stehen.

⚠️ Um als Teilnehmer auf einen Personalplan eine Rückmeldung geben zu können, ist zwingend die GroupAlarm App erforderlich. Die Rückmeldung erfolgt im Bereich Termine.

💡 Im weiteren Verlauf der Dokumentation sprechen wir bei einer einzelnen veröffentlichten Vorlage in einem Turnus von einer Instanz.

1️⃣ Noch nicht veröffentlichte Vorlagen können jederzeit über das Stiftsymbol bearbeitet werden. Der Pfeil daneben sorgt dafür, dass die jeweilige Instanz veröffentlicht wird.

⚠️ Das Bearbeiten oder Löschen einer nicht veröffentlichten Vorlage wirkt sich auf den gesamten Turnus aus. Das Löschen einer veröffentlichten Vorlage (Instanz) jedoch nur auf die jeweilige Instanz.

⚠️ Wurde eine Vorlage (Instanz) veröffentlicht, können keine Anpassungen mehr an dieser Vorlage (Instanz) vorgenommen werden.

2️⃣ Veröffentlichte Instanzen erkennen Sie an der kräftigeren Farbe. Das kleine Schlosssymbol oberhalb signalisiert, dass die Instanz bereits veröffentlicht, aber noch nicht festgelegt ist.

3️⃣ Sobald Sie Rückmeldungen von Teilnehmern erhalten haben, können Sie diese in der jeweiligen Instanz einsehen. Über die Teilnehmerauswahl können Sie dann aus dem Pool der Zusagen, Teilnehmer fest zuweisen. Sobald Sie überzeugt sind, dass ausreichend Teilnehmer zugeteilt wurden, können Sie die Instanz festlegen. Durch das Festlegen werden die Teilnehmer erneut informiert und die zugeteilte Position ist in der App einsehbar.

💡 Beispiel aus der GroupAlarm App, welches die Ansicht der Rückmeldungen aus Teilnehmersicht zeigt.

Aktualisiert am: 19/08/2026

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